Warenwirtschaftssystem – Grundstein für eine erfolgreiche Warenwirtschaft
Im folgenden Ratgeber möchten wir dir zunächst einmal erklären, was ein Warenwirtschaftssystem ist, was es alles kann, aber auch, wie ein Warenwirtschaftssystem funktioniert und worauf du bei der Wahl achten solltest. Die wichtigsten Informationen darüber inklusive vieler Tipps kannst du hier im Anschluss lesen.
Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
Um auf dem Markt bestehen zu können, müssen moderne Unternehmen heutzutage gleichzeitig viele unterschiedliche Aufgaben in kürzester Zeit bewältigen. Daher sind sie auf Tools angewiesen, die ihnen Unterstützung bieten. Ein Warenwirtschaftssystem gehört dazu und ermöglicht den reibungslosen Ablauf der Prozesse, wodurch verschiedene Bereiche deines Unternehmens entlastet werden.
Mit einem Warenwirtschaftssystem optimierst du die folgenden Aufgaben und Arbeitsprozesse:
- Erfassen von Waren
- Überwachung des Lagerbestands
- Optimierung der Bewegungen im Lager
- Wareneinkauf
- Disposition
- Produktion
- Verkauf
Somit wird unter einem Warenwirtschaftssystem oder unter einer Warenwirtschaft (kurz WaWi oder WWS) ein computergestütztes Verfahren verstanden, welches dir bei der Erfassung und bei der Verarbeitung von Daten des Warenbestands sowie den Daten der Bewegungen und der Steuerung des Lagerprozesses behilflich ist.
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Warenwirtschaftssysteme werden mittlerweile aber nicht nur von Handelsbetrieben oder Handelsketten verwendet, sondern auch kleinere und mittlere Unternehmen setzen inzwischen darauf. Vor allem in Fertigungsbetrieben oder im Groß- oder Einzelhandel kommen Warenwirtschaftssysteme zum Einsatz. Zentrale Bestandteile der Software sind der Verkauf, der Einkauf, der Wareneingang oder -ausgang und die Lagerhaltung.
Moderne Warenwirtschaftssysteme erstellen automatisiert Angebote oder wickeln Bestellungen und Aufträge automatisch ab. Außerdem werden dabei Lieferscheine und Rechnungen erstellt und mit einer Schnittstelle erfolgt die Übergabe in die Buchhaltung. Des Weiteren können Warenbestände automatisch gesteuert und Inventuren auf Knopfdruck durchgeführt werden.
Weitere Vorteile eines Warenwirtschaftssystems im Überblick
- Automatisierte Buchung von Wareneingängen
- Pflege der Beziehungen zu deinen Lieferanten
- Einfachere Rechnungskontrolle
- Erfassung, Überwachung und Optimierung der Lagerbewegungen
- Pflege der Kundenbeziehungen
- Automatische Versandabwicklung
- Einfache Angebotserstellung
Schnittstellen eines Warenwirtschaftssystems zu anderen Bereichen
Ein Warenwirtschaftssystem kann Schnittstellen zu noch anderen Unternehmensbereichen haben, wie beispielsweise zur/zum:
- Kasse
- Zeiterfassung
- Provisionsabrechnung
- Finanzmanagement
- Filial-Verwaltung
- Controlling
Wie funktioniert ein Warenwirtschaftssystem?
Früher wurde händisch kontrolliert, welche Artikel sich noch im Lager befanden und in manuellen Listen wurde notiert, welche Ware verkauft worden ist. Auch die Lieferscheine wurden per Hand erstellt – das alles war zeit- und kostenintensiv.
Mit einem modernen Warenwirtschaftssystem sind verschiedene Bereiche im Unternehmen miteinander verknüpft und Informationen werden zusammengefasst und automatisch an das Warenwirtschaftssystem oder in andere Bereiche weitergegeben.
Dadurch werden wertvolle Ressourcen gespart, die dann für andere Projekte bereitstehen. Auch die Inventur, die früher sehr aufwendig war, ist mit dem Warenwirtschaftssystem schnell erledigt. Denn die im Lager befindlichen Artikel müssen nun nur noch eingescannt werden und eine Übergabe erfolgt automatisch, sodass du deine Lagerbestände immer im Auge hast. Alle relevanten Daten sind im Warenwirtschaftssystem hinterlegt und immer tagesaktuell.
Hast du zum Beispiel deine Waren auf mehrere Lager verteilt, weißt du trotzdem auf Knopfdruck, welche Artikel wo im Bestand sind. Du erstellst auf die Schnelle wichtige Reportings und kannst zum Beispiel auch erkennen, welche Waren aktuell gefragt sind oder länger liegen.
Dadurch kannst du dein Sortiment optimieren und gleichzeitig Lagerkapazitäten sparen. Auch Kundenanfragen kannst du auf die Schnelle beantworten, denn schließlich möchte ein Kunde wissen, ob sein bestellter Artikel sofort lieferbar ist.
Unterschiede ERP-Systeme zu Warenwirtschaftssystemen
Die Grenze zwischen einem Warenwirtschaftssystem und einem ERP System (Enterprise Resource Planning) ist fließend. Denn auch hierbei handelt es sich um eine Software, die dir bei der Planung und Steuerung deiner Ressourcen und Unternehmensprozesse hilft.
Unterschiede gibt es aber im Funktionsumfang. Ist zum Beispiel eine Schnittstelle zum Controlling, zur Buchhaltung und zur Materialwirtschaft vorhanden, dann handelt es sich hierbei um ein ERP System.
Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?
Ein Warenwirtschaftssystem ist ein Softwaresystem, bei dem bei einem Geschäftsprozess die Warenströme eines Unternehmens abgebildet werden. Daher ist ein Warenwirtschaftssystem ist in verschiedene Bereiche unterteilt, wie beispielsweise:
Warenbeschaffung
Mit dem Warenwirtschaftssystem kannst du einfach und effizient deinen Bedarf ermitteln und die Warenbeschaffung und somit die Bestellung durchführen. Mithilfe der Lagerdaten und den Verkaufsdaten ist ein Warenwirtschaftssystem in der Lage, automatisch Bestellvorschläge zu erstellen, den Bedarf zu ermitteln oder eine Bestellung auszulösen.
Lagerwirtschaft
Das Warenwirtschaftssystem überwacht deine Lagerhaltung und führt eine interne Bestandsführung durch. So kannst du deine Bewegungsdaten automatisch in deine Lagerwirtschaft übernehmen und zum Beispiel eine effiziente und schnelle Inventur durchführen. Auf Knopfdruck weißt du immer, wie der aktuelle Bestand in deinem Lager ist.
Warenabsatz
Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems kannst du ein Angebot automatisch erstellen, danach erfolgt die Erstellung des Auftrags, des Lieferscheins und letztendlich auch der Rechnung. Außerdem bieten einige Warenwirtschaftssysteme noch mehr Möglichkeiten, wie beispielsweise die Verfolgung der Kundendaten, die Erstellung eines Werkstattauftrags oder die Erstellung eines Lagerbelegs.
Wann man ein Warenwirtschaftssystem einführen sollte
Ein Warenwirtschaftssystem sorgt dafür, dass du zu jedem Zeitpunkt deinen Lagerbestand kennst. Mit einem Scanner wird beispielsweise auch die Kommissionierung erleichtert und sämtliche Produkte können innerhalb kürzester Zeit erfasst werden. Mit manchen Warenwirtschaftssystemen kannst du zudem mehrere Lager gleichzeitig verwalten und hast immer den aktuellen Bestand im Auge.
Ab einer bestimmten Unternehmensgröße ist ein Warenwirtschaftssystem unabdingbar, vor allem dann, wenn du Ware verkaufst und nicht selber im Lager nachschauen kannst. Du kannst an das Warenwirtschaftssystem ein Kassensystem anschließen und profitierst somit auch als Einzelhändler oder kleines Unternehmen von den vielen Vorteilen, die ein Warenwirtschaftssystem mit sich bringt.
Außerdem kannst du auf Knopfdruck Auswertungen erstellen und so zum Beispiel herausfinden, welches Produkt sich aktuell besonders gut verkauft. Somit bietet ein Warenwirtschaftssystem einen Mehrwert für dich, allerdings muss das System hierfür auf dein Unternehmen angepasst sein und deine unternehmerischen Prozesse unterstützen.
Welche Arten von Warenwirtschaftssystemen gibt es?
Warenwirtschaftssysteme werden unterschieden zwischen offenen und geschlossenen Systemen, wobei auch hier noch weitere Unterteilungen möglich sind.
| Offene Warenwirtschaftssysteme: | In einem offenen Warenwirtschaftssystem werden lediglich die Wareneingänge und Warenausgänge erfasst. |
| Geschlossene Warenwirtschaftssysteme: | Bei geschlossenen Systemen wird der komplette Warenfluss in sämtlichen Bereichen wert- und mengenmäßig erfasst. Dadurch ist ein geschlossenes System mit einem erhöhten personellen und organisatorischen Aufwand verbunden, bietet aber auch zahlreiche Vorteile und Erleichterungen. |
| Integrierte Warenwirtschaftssysteme: | Bei einem integrierten Warenwirtschaftssystem handelt es sich um ein geschlossenes System mit erweiterten Funktionen und einer Verknüpfung mit unterschiedlichen operativen Einheiten. Dabei werden die im Warenwirtschaftssystem erfassten Einheiten mit den operativen Geschäften verknüpft, wie zum Beispiel mit Verkaufsstellen. |
| Mehrstufige Warenwirtschaftssysteme: | Bei einem mehrstufigen Warenwirtschaftssystem werden die Einzel- und Großhandelsstufen mit den Wechselwirkungen abgebildet, wodurch größere Handelsunternehmen die Möglichkeit haben das Warenwirtschaftssystem bezogen auf die Zentrale, den Filialen und Regionalstellen abzubilden. |
Es gibt noch einige weitere Differenzierungsmerkmale, in denen sich Warenwirtschaftssysteme unterscheiden, diese hängen von der Standardisierung der Software ab. Denn es gibt Standardlösungen im Baukastenprinzip und Individuallösungen, die auf dein Unternehmen genau angepasst werden. Eine Individuallösung kostet deutlich mehr als eine Standard-Software.
Dafür ist die Individuallösung aber exakt an dein Unternehmen und an deine Unternehmensstrukturen angepasst. Dahingegen kann die Standardsoftware kostengünstiger und schneller implementiert werden, allerdings müssen dann deine Unternehmensprozesse im Gegenzug an die Software angepasst werden und nicht umgekehrt.
Wer braucht ein Warenwirtschaftssystem?
Ein Warenwirtschaftssystem benötigst du zwingend dann, wenn du ein umfangreiches Lager hast, egal ob du nun Onlinehändler oder Einzelhändler bist. Das optimale Warenwirtschaftssystem unterstützt dich angefangen vom Wareneingang über die Lagerwirtschaft bis hin zum Verkauf deines Produkts. In allen Geschäftsprozessen stehen dir die Daten deines Produkts zur Verfügung.
Ein gutes Warenwirtschaftssystem bietet dir Schnittstellen zu anderen Programmen und ist offen konstruiert. So kannst du zum Beispiel dein Onlineshop-System einbinden oder dein Buchhaltungsprogramm. Außerdem erstellt dein Warenwirtschaftssystem umfangreiche Statistiken und bietet dir auf Knopfdruck einen Überblick über deine Lagerhaltung. Aufgrund verschiedener Kennzahlen bist du jederzeit in der Lage zu erkennen, ob deine Warenwirtschaft effizient funktioniert.
Welches Warenwirtschaftssystem eignet sich für dich?
So gut wie jedes Unternehmen, das Produkte verkauft, gelangt irgendwann an den Punkt, an dem ein Warenwirtschaftssystem unumgänglich ist. Doch das Angebot ist unübersichtlich und groß. Erschwerend kommt hinzu, dass es Überschneidungen mit ERP Systemen gibt, wodurch die Auswahl noch zusätzlich kompliziert wird. Eine Fehlentscheidung und die Wahl eines falschen Warenwirtschaftssystems kann zudem gravierende wirtschaftliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Sobald du dann eine Auswahl getroffen hast, musst du das System in dein Unternehmen einführen und deine Arbeitsprozesse dementsprechend ausrichten. Außerdem ist es erforderlich, dass du deine Mitarbeiter entsprechend schulst.
Bevor du in die Recherche nach Softwareanbietern einsteigst und einen Anbieter Vergleich durchführst, solltest du dir zunächst einmal überlegen, ob für dich eine Individualsoftware oder eine Standardsoftware besser ist. Außerdem solltest du dir überlegen, wo das Warenwirtschaftssystem gespeichert werden soll: auf dem eigenen Server oder in der Cloud?
Nutze am besten die folgende Schritt für Schritt Anleitung, mit der du strategisch an die Wahl eines passenden Warenwirtschaftssystems gehen kannst:
- Definiere deine Anforderungen in einem Lastenheft
- Analysiere die Stärken und Schwächen deiner Prozesse
- Lege messbare und klare Ziele für die Einführung des Warenwirtschaftssystems fest
- Überlege, welche Anforderungen aus dem Lastenheft unverzichtbar sind und auf welche Anforderungen du hingegen verzichten kannst, weil sie nicht ganz so wichtig sind
- Achte auch auf Empfehlungen und zum Beispiel auf die Reputation des Softwareanbieters
Kostenlose Warenwirtschaftssysteme
Einige Warenwirtschaftssysteme werden als Open Source Lösung bzw. als Freeware kostenlos angeboten. Manchmal gibt es auch eine gratis Basisversion und nur erweiterte Bausteine werden kostenpflichtig. Häufig gibt es Einschränkungen bezüglich der Funktionen oder der Anzahl der Nutzer. Bekannt sind die folgenden kostenlosen Warenwirtschaftssystem Anbieter:
| JTL Wawi | JTL Wawi ist ein auf den E-Commerce Bereich optimiertes kostenloses Warenwirtschaftssystem. Es sind einige nützliche Funktionen enthalten, wie zum Beispiel eine Artikelverwaltung, eine Lagerverwaltung und eine Anbindung an verschiedene online Marktplätze. Der Aufbau ist modular gestaltet und du kannst kostenpflichtig Module erwerben und damit dein Warenwirtschaftssystem optimieren. |
| Zoho Inventory | Zoho Inventory ist eine Software Anwendung für deine Lagerverwaltung und für dein Bestell Management. Mit diesem Warenwirtschaftssystem kannst du deine Lagerbestände überwachen und hast dadurch den Überblick, angefangen von der Bestellung bis zur Warenlieferung. Einige Schnittstellen zu bekannten Onlineshops sind enthalten und auch verschiedene Funktionen für die Bestellabwicklung kannst du nutzen. Die Basisversion ist kostenlos. |
| Vario | Vario ist ein Warenwirtschaftssystem, welches ideal für kleinere bis mittelständische Unternehmen ist. Der Fokus dieser Warenwirtschaftssoftware liegt auf dem E-Commerce Handel, doch auch andere Unternehmen mit einem Multi Channel Ansatz können die Software nutzen. Der Vertrieb der Produkte kann online und offline erfolgen und der Aufbau der Software ist modular. Dadurch kannst du die kostenlose Basisversion um einige kostenpflichtige Funktionen erweitern, möglich sind zum Beispiel Bausteine für betriebliche Prozesse, wie beispielsweise Controlling oder Finanzbuchhaltung. |
| OpenZ | Bei OpenZ handelt es sich um eine Open Source Software, die verschiedene Module enthält für die Bereiche Warenwirtschaft, Produktion, Finanzbuchhaltung, Projektmanagement und Customer-Relationship-Management. Angeboten werden eine kostenlose Basisversion und eine kostenlose Testphase. |
Anbieter für Warenwirtschaftssysteme
Das Angebot an kostenpflichtigen Warenwirtschaftssystemen ist riesig, daher fällt die Auswahl nicht ganz leicht. Die folgenden Softwareanbieter gehören zu den bekanntesten:
sevDesk
Bei der Software von sevDesk handelt es sich um eine Buchhaltungssoftware für Startups, Selbstständige und Freiberufler. Enthalten ist auch ein Warenwirtschaftssystem. Weitere Features sind zum Beispiel, dass du damit deine Buchhaltung GoBD-konform erledigen kannst, du kannst per App Belege einscannen und deine Buchführung automatisiert verwalten. Integriert ist auch eine intuitive Rechnungserstellung sowie Online Banking.
Lexware Warenwirtschaft
Bei Lexware Warenwirtschaft handelt es sich um ein Warenwirtschaftssystem, welches für kleine und mittelgroße Unternehmen entwickelt worden ist. In der Software enthalten ist auch ein professionelles Lagermanagement, mit dem du sämtliche Prozesse der Lagerverwaltung optimieren kannst. So lassen sich zum Beispiel die Warenbewegungen erfassen und du hast jederzeit einen Überblick über deinen aktuellen Warenbestand. Außerdem gibt es eine Kundenverwaltung, eine Warenbeschaffung und eine Auftragsabwicklung.
Sage 50 eCommerce
Mit Sage 50 eCommerce kannst du deinen Shop einrichten und auch die Bereiche Finanzbuchhaltung und Warenwirtschaft sind integriert. Das Programm lässt sich ohne besondere Software Kenntnisse nutzen und du kannst einen professionellen Onlineshop mit dieser Software erstellen. Das Warenwirtschaftssystem ist direkt an den Shop angebunden.
D und G Versandhaus-System VS4
Bei der Software D&G Versandhaus System VS/4 handelt es sich um ein Warenwirtschaftssystem, das nicht nur für den E-Commerce geeignet ist, sondern auch für traditionelle Ladengeschäfte oder für den Versandhandel. In der Software enthalten sind viele hilfreiche Funktionen, wie zum Beispiel eine Artikelverwaltung, eine Datenverwaltung, eine Buchhaltung, ein Versandmanagement und der Einkauf. Die Software lässt sich an verschiedene Shopsysteme anbinden und die Integration geht schnell von der Hand.
Was kostet ein Warenwirtschaftssystem?
Bei den Kosten eines Warenwirtschaftssystems musst du nicht nur die Kosten für die Software und die Hardware kalkulieren, sondern es kommen noch weitere Kosten für die Integrierung auf dich zu. Die Preisspanne ist groß, es gibt kostenlose Angebote, kostenpflichtige Standard-Software ab 100 € pro Monat, Individualentwicklungen können aber im fünfstelligen Bereich kosten und zusätzlich zur Anschaffung kommen noch monatliche Wartungskosten hinzu.
Dementsprechend unterschiedlich sind auch die Preise: Du kannst ein gesamtes Softwaresystem kaufen und einen Beratungsvertrag abschließen, in dem die Updates inkludiert sind. Manchmal wird auch eine Finanzierung oder ein Leasing angeboten. Preiswerte Abo Modelle gibt es ebenfalls. An erster Stelle sollte für dich aber nicht der Preis stehen, sondern dass die Software deinen Lastenkatalog erfüllt.
Neben der Einmal-Investition für die Anschaffung musst du immer die laufenden Kosten im Blick behalten, das macht die Kalkulation für ein neues Warenwirtschaftssystem auch so schwierig. Generell lassen sich die Kosten folgendermaßen splitten:
- Anschaffungskosten: Bei On Premise fallen Hardwarekosten an für die Netzwerkinfrastruktur, für den Server sowie für die Implementierung (Schulung der Mitarbeiter und die Datenmigration). Außerdem werden natürlich abhängig von der Zahl der Anwender und dem Funktionsumfang Lizenzkosten berechnet. Bei Cloud Modellen fällt eine monatliche Nutzungsgebühr an.
- Weitere Kosten: Wartung des Systems, Kosten für Updates, Kosten für zusätzliche Schnittstellen oder Module oder für die Weiterentwicklung.
So wählst du das richtige Warenwirtschaftssystem aus
Nachdem du das Lastenheft aufgestellt hast, kannst du mit der Recherche der Anbieter beginnen. Suche dir hierfür zunächst einmal alle infrage kommende Warenwirtschaftssysteme heraus, indem du zum Beispiel auf Vergleichsportale schaust, andere Unternehmen befragst und dir Empfehlungen geben lässt, aber auch eine Google Suche eignet sich.
Danach fokussierst du dich auf drei bis fünf Anbieter, die Systeme müssen objektiv verglichen werden können und deinen Anforderungskatalog weitestgehend erfüllen. Mit deinem Kriterienkatalog kannst du diese Vorauswahl sicher und schnell durchführen.
Stelle dir danach die folgenden Fragen:
Checkliste zur Auswahl des Warenwirtschaftssystems
- Ist die Software auf eine bestimmte Branche spezialisiert und passt sie zu deiner Handelssparte?
- Hat der Softwareentwickler die Möglichkeit, für dich geeignete Funktionen hinzuzufügen?
- Wie sieht es mit der Bedienung aus? Lässt sich die Software intuitiv und einfach bedienen?
- Kann das Warenwirtschaftssystem mit der größte Teil des Unternehmens mit wachsen? Ist es möglich Omni Channel Konzepte zu realisieren?
- Welche Schnittstellen zu Shopsystemen oder Marktplätzen sind vorhanden? Ist es möglich eine Schnittstelle zu dem Steuerberater zu schaffen oder einen Zwischenhändler einzubinden?
- Wie erfolgt das Hosting? Kannst du zum Beispiel eine On Premise Installation auch später in eine Cloud Lösung unkompliziert umwandeln oder umgekehrt?
- Gibt es eine Unterstützung bezüglich der Implementierung von Seiten des Anbieters, existieren Konzepte für die Einführung und gibt es Unterstützung beim Wechsel?
- Kann über das Warenwirtschaftssystem ein schneller und reibungsloser Versand sichergestellt werden, in dem gängige Logistikdienstleister angebunden sind inklusive dem Tracking der Ware?
- Werden auch ausländische Märkte unterstützt, gibt es die benötigten Währungen und ist die Software mehrsprachig vorhanden?
- Sind die Kosten transparent angegeben? Das bedeutet, dass nicht nur die Kauf- oder Abo-Kosten transparent veröffentlicht werden, sondern auch Kosten für Updates, Support oder gegebenenfalls erforderliche Schulungen.
- Wie ist der Kundensupport erreichbar? Gibt es eine kostenlose Telefonhotline oder einen Live Chat?
So nutzt du ein Warenwirtschaftssystem richtig
Mit einem Warenwirtschaftssystem kannst du erkennen, welche Produkte von dir besonders gut laufen und kannst diese dann nachbestellen, während du bei diejenigen, die schlecht laufen, nur einen geringen Lagerbestand benötigst. Daher musst du sicherstellen, dass du diesbezügliche Informationen und Kennzahlen aus dem Programm ziehen kannst. Dabei handelt es sich um die sogenannten Dispositionslisten.
Diese Liste zeigt dir abhängig vom Lieferanten, wie viel Ware in welchem Zeitraum du von diesem Lieferanten verkauft hast und noch im Lager sind. Damit bist du in der Lage gut laufenden Artikel schnell nachzudisponieren. Mit dem Warenwirtschaftssystem erhältst du einen umfassenden Überblick über deinen Lagerbestand, kannst auf Knopfdruck eine Datenanalyse betreiben und Prozesse optimieren. Allerdings ist Voraussetzung, dass du dich für ein zu deinem Unternehmen passendes System entschieden hast.
Mit dem richtigen Umgang zu mehr Erfolg als Unternehmer
Wenn du dein Warenwirtschaftssystem richtig nutzt, kannst du deine Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Außerdem erhöhst du die Transparenz und kannst den Austausch unter deinen verschiedenen Abteilungen vereinfachen.
An eine intelligente Warenwirtschaft führt bei einem Handelsunternehmen inzwischen kein Weg vorbei. Denn du kannst den Warenstrom und unter Umständen auch noch viele weitere Prozesse in deinem Unternehmen in einem einzigen System zusammenfassen und dadurch von Synergien profitieren.
6 Tipps für den Umgang mit dem Warenwirtschaftssystem
Für das Warenwirtschaftssystem musst du dein Personal schulen und einarbeiten. Außerdem gibt es Entscheidungen zu treffen über die Rechtevergabe. Mit den folgenden Tipps erleichtern wir dir den Umgang mit dem Warenwirtschaftssystem:
- Tipp 1: Teste die neuen Funktionen und Prozesse sowie die Schnittstellen sowie die übernommenen Daten umfassend. Gemeinsam dem Softwareentwickler kannst du unter Umständen fehlende Funktionalität ergänzen.
- Tipp 2: Nachdem das System gestartet wurde, steht die Migration an. Dabei solltest du darauf achten, dass das Team und die Partner, die ebenfalls an dein System angebunden sind, Unterstützung erhalten.
- Tipp 3: In der laufenden Anwendung werden manchmal noch weitere Optimierungsmöglichkeiten erkennbar, dies solltest du nutzen und umsetzen. Generell musst du das Warenwirtschaftssystem fortlaufend weiterentwickeln und deine Geschäftsprozesse entsprechend anpassen.
- Tipp 4: Befrage dein Mitarbeiterteam, inwieweit es Verbesserungspotenzial sieht und fordere dein Personal auf, sich bei Problemen sofort an den Zuständigen zu wenden, um die Verbesserungen praktisch umzusetzen.
- Tipp 5: Richte Reports ein, denn eine Datenanalyse ist ein oftmals unterschätzter Vorteil, wenn du deine Prozesse optimieren möchtest. Dementsprechend solltest du in deinem Warenwirtschaftssystem auch Reportings einrichten, denn so kannst du den Erfolg deines Unternehmens im Auge behalten.
- Tipp 6: Nutze die Möglichkeit der Schnittstellen, denn gut verknüpfte Warenwirtschaftssysteme legen den Grundstein für einen erfolgreichen Handel. Richte daher diese Schnittstellen ein, um so einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.
Fazit: Ein Warenwirtschaftssystem ist nicht nur für große Handelsunternehmen unabdingbar
Ein Warenwirtschaftssystem bringt zahlreiche Vorteile mit sich, die auch von kleinen und mittleren Unternehmen genutzt werden können. Denn auf Knopfdruck erhältst du zahlreiche Informationen.
Zudem werden verschiedene Prozesse optimiert, so kannst du zum Beispiel aus dem Warenwirtschaftssystem heraus deine Rechnungen schreiben oder deinen Bestellservice automatisieren.
Mittlerweile ist das Angebot an Warenwirtschaftssystemen entsprechend groß, es gibt für bestimmte Branchen spezielle Standardlösungen, doch auch Individual-Lösungen werden angeboten. Sehr häufig sind Schnittstellen zu bekannten E-Commerce Plattformen vorhanden. Außerdem kannst du in einigen Fällen die Daten in deine Buchhaltung übernehmen.
Um den kompletten Nutzen aus einem Warenwirtschaftssystem zu ziehen, musst du die Prozesse ständig anpassen. Daher gilt: Wenn du langfristig auf dem Markt bestehen möchtest, ist ein Warenwirtschaftssystem voraussichtlich unabdingbar.
Photo by Blake Wisz on Unsplash
- Was ist ein Warenwirtschaftssystem?
- Wie funktioniert ein Warenwirtschaftssystem?
- Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut?
- Welches Warenwirtschaftssystem eignet sich für dich?
- So nutzt du ein Warenwirtschaftssystem richtig
- 6 Tipps für den Umgang mit dem Warenwirtschaftssystem
- Fazit: Ein Warenwirtschaftssystem ist nicht nur für große Handelsunternehmen unabdingbar