Standardisierung – die Vereinheitlichung von Prozessen

In unserem Beitrag erfährst du, was standardisieren eigentlich bedeutet und welche Arten es gibt. Ferner gehen wir darauf ein, was bei einer Standardisierung passiert, warum diese wichtig ist, wann ein Prozess überhaupt standardisiert ist und was im Allgemeinen standardisiert werden kann. Darüber hinaus erläutern wir die Vor- und Nachteile einer möglichen Standardisierung in der Praxis.

Standardisierung: was bedeutet das?

Das wesentliche Ziel einer Standardisierung ist meistens, Einheitlichkeit nach außen zu präsentieren und intern eine höhere (Kosten-)Effizienz zu erreichen.

Im Unternehmensbereich nutzt man den Begriff der Standardisierung, um damit die Vereinheitlichung von Prozessen deutlich zu machen. Dies ist beispielsweise im Bereich Franchising von großer Bedeutung, denn darauf basierend können die entsprechenden Geschäftsmodelle reproduzierbar gemacht werden.

Innerhalb eines Unternehmens führt die Standardisierung in der Regel dazu, dass unter anderem Strukturen, Verfahrensweisen oder auch Strategien vereinheitlicht werden.

Eine Standardisierung hat fast immer zum Ziel, eine Effizienzsteigerung im Hinblick auf die Erstellung von Leistungen oder das Anbieten eines Services zu erreichen. Manchmal werden auch bestimmte Normen und Maße genutzt, auf deren Grundlage die Standardisierung durchgeführt wird.

Welche Arten der Standardisierung existieren?

Auf einer betriebswirtschaftlichen Grundlage gibt es insbesondere drei unterschiedliche Arten der Standardisierung, nämlich:

Von einer faktischen Standardisierung wird insbesondere dann gesprochen, wenn die Marktteilnehmer selbst entscheiden können, welchen Standard sie wählen. Dies trifft also auf prinzipiell nahezu alle Unternehmen zu, die in ihrer Firma bestimmte Standards festlegen wollen.

Mit einer institutionellen Standardisierung ist hingegen gemeint, dass bestimmte Organisationen übergreifend eine meistens dann international anerkannte Standardisierung ins Leben rufen.

Noch eine Stufe weiter geht im Prinzip die legislative Standardisierung, denn in dem Fall regelt der Staat die entsprechenden Vorgaben per Gesetz.

Standardisierung Schritt für Schritt

Die Grundlage für eine Standardisierung ist in den meisten Fällen, dass zunächst eine Analyse der internen Systeme, Schnittstellen und Geschäftsprozesse vorgenommen wird.

Dies wiederum hat auch bei Franchise-Unternehmen eine große Bedeutung. Nur so können die richtigen Standardisierungsmaßnahmen ergriffen werden, um das Geschäftsmodell anschließend möglichst uneingeschränkt reproduzierbar zu machen.

Im nächsten Schritt der Standardisierung geht es darum, bestimmte Normen festzulegen, auf deren Grundlage die Geschäfts- und Arbeitsprozesse künftig – standardisiert – ablaufen sollen.

Dazu ist es unter anderem notwendig, die entsprechenden Bedingungen zu schaffen und Prozesse zu definieren.

Dazu gehört, dass die festgelegten Prozesse niedergeschrieben und damit dokumentiert werden, sodass zum Beispiel Mitarbeiter jederzeit die Möglichkeit haben, sich entsprechende Informationen zu beschaffen.

In der letzten Phase wird die Standardisierung dann durch die entsprechenden Geschäftsprozesse in der Praxis umgesetzt.

Warum ist die Standardisierung wichtig?

Nicht in jedem Unternehmen sind Standardisierungen notwendig oder von Vorteil. Für manche Firmen jedoch ist die Standardisierung eine äußerst wichtige Grundlage.

Ohne eine Optimierung der Geschäftsprozesse und die Möglichkeit, das Geschäft an sich reproduzierbar zu machen, gäbe es erhebliche Probleme.

Unabdingbar ist die Standardisierung zum Beispiel dann, wenn ein Franchise aufgebaut werden soll. Hier müssen zunächst sämtliche Arbeits- und Prozessabläufe identifiziert und im zweiten Schritt Standards festgelegt werden.

Nur so ist es möglich, dass das entsprechende Franchise-Systems mit allen zukünftigen Franchise-Partnern einheitlich am Markt auftritt und innerhalb des eigenen Geschäfts vorgeht.

Zudem ist die Standardisierung ebenfalls bei vielen Unternehmen wichtig, damit alle Beteiligten, vom einfachen Mitarbeiter bis zur Führungsebene, Vorgaben haben, die innerhalb des Geschäfts zum Beispiel zu einer möglichst hohen Kosteneffizienz führen.

Meistens sind von Standardisierungen innerhalb von Unternehmen nicht nur Mitarbeiter und Geschäftsabläufe betroffen, sondern es gibt auch eine entsprechende Außenwirkung. Nicht selten werden Firmen sogar durch eine Standardisierung transparenter, weil zum Beispiel Prozessabläufe leicht nachvollziehbar sind.

Wie sieht ein standardisierter Prozess im Detail aus?

Ein standardisierter Prozess ist insbesondere dann vorhanden, wenn eine immer gleiche Abfolge von Handlungen praktiziert wird, die wiederum stets dasselbe Ergebnis erreichen.

Prozess Standardisierung Beispiel

Ein typisches Beispiel für einen Prozess, der in höherem Maße standardisiert ist, ist die Bestellung eines Kunden in einem Onlineshop. Aufgrund der Standardisierung laufen hier stets die gleichen Prozessschritte ab, nämlich:

Die entsprechenden Teilschritte zeigen, dass im Grunde jede Bestellung in diesem Onlineshop nach einem bestimmten Schema, also standardisiert, abläuft.

Was lässt sich standardisieren?

Innerhalb eines Unternehmens gibt es im Prinzip kaum einen Bereich, in dem keine Standardisierung vorgenommen werden könnte. Das beginnt bereits beim Einkauf, erstreckt sich über die Produktion und die Lagerung bis hin zum Marketing.

Insofern sind unter anderem die folgenden Abteilungen und Geschäftsprozesse innerhalb eines Unternehmens sehr gut für eine Standardisierung geeignet:

Vor allem bei der Lagerung und der Produktion sind standardisierte Prozesse kostensparend, zumal nicht häufiger dort auch Automatisierungen greifen.

Welche Vorteile hat die Standardisierung von Prozessen?

Es gibt eine Reihe von Vorteilen, weshalb sich viele Unternehmen für die Standardisierung ihrer Geschäftsprozesse entscheiden.

In erster Linie würden die folgenden Vorzüge der Prozess-Standardisierung häufig genannt:

Welche Nachteile können bei der Standardisierung die Folge sein?

Auch bei der Standardisierung von Prozessen gibt es nicht nur Vorteile, sondern es können ebenso manchmal Nachteile entstehen. Dies geschieht insbesondere unter der Voraussetzung, dass zahlreiche und sehr tiefgreifende Standardisierungen im Bereich der Arbeitsprozesse durchgeführt werden. Dann kommt es manchmal zu den folgenden Nachteilen:

• Flexibilität wird durch erschwerte Anpassungsfähigkeit eingeschränkt
• Motivation der Mitarbeiter durch langweilige Arbeiten kann sinken
• Mitarbeiter haben geringeren Handlungsspielraum
• Kunden fühlen sich nicht individuell genug betreut, beispielsweise durch ein standardisiertes Beschwerdemanagement

Fazit

Aufgrund der Nachteile sollte jedes Unternehmen genau abwägen, ob geplante Standardisierungen in der Mehrheit Vorteile haben oder doch mögliche Nachteile überwiegen.

Grundsätzlich sollte aber jedes Unternehmen die Standardisierung einzelner Prozesse immer wieder prüfen und gegebenenfalls umsetzen. Dies kann wie bereits erläutert zu einer deutlichen Effizienzsteigerung im Unternehmen beitragen.

 

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