Projektmanagement – Projekte planen, steuern und durchführen
Beim Projektmanagement unterliegen viele Techniken der Standardisierung, sodass ein Projektmanager bestimmte Kenntnisse besitzen muss. Bereits seit dem 20. Jahrhundert sind zahlreiche Methoden formalisiert worden. Heute wird unter verschiedenen Projektmethoden unterschieden, auf die wir später noch näher eingehen.
Was ist Projektmanagement?
Die Projektmanagement Definition umfasst verschiedene Aufgaben, Techniken und Organisationen. In der DIN 69901 ist das Projektmanagement genau definiert. Gemeint sind damit die Anwendung von
- Fähigkeiten,
- Wissen,
- Techniken,
- Instrumenten,
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist ein Vorhaben, das sich dadurch kennzeichnet, dass es noch nicht zuvor durchgeführt wurde und einmalig ist. Außerdem zeichnet sich ein Projekt dadurch aus, das es ein klares Ziel besitzt, das im Rahmen des Projektmanagements klar und eindeutig beschrieben wird.
Des Weiteren besitzt ein Projekt immer einen Startzeitpunkt und einen Endzeitpunkt. Für die Erfüllung des Projekts stehen in der Regel nur begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen zur Verfügung.
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Grundlagen des Projektmanagements
Projektmanagement kann grob in vier Phasen unterteilt werden, die zu den Grundlagen zählen:
- Definition des Projekts
- Planung des Projekts
- Realisierung des Projekts
- Abschluss des Projekts
Was sind die Ziele von Projektmanagement?
In der ersten Phase werden Ziele konkret und ausführlich beschrieben. Dies muss unbedingt genau erfolgen, da eine spätere Korrektur einen vielfachen Arbeitsaufwand bedeutet. Klare Ziele tragen dazu bei, dass ein Projekt nicht scheitert und einen positiven Verlauf einnimmt. Außerdem wirken sich gut definierte Ziele auch auf die Motivation der Mitarbeiter positiv aus. Denn ein erhöhter Arbeitsaufwand wegen unnötiger Korrekturen kann demotivierend wirken.
Eine Methode, um Ziele zu formulieren, bietet das Akronym SMART, das sich aus den folgenden Begriffen zusammensetzt:
- Spezifisch: Eindeutige Beschreibung der Ziele.
- Messbar: Damit beurteilt werden kann, ob ein Ziel erreicht ist, müssen Ziele messbar sein.
- Akzeptiert: Ziele müssen von den Mitarbeitern akzeptiert werden.
- Realistisch: Das Ziel muss auch erreichbar sein.
- Terminiert: Ein Ziel benötigt einen Termin, zu dem das Ziel erledigt sein muss.
Projektmanagement-Methoden
Damit ein Projekt gelingt, musst du die passende Methode auswählen. Hierfür gibt es ein breites Portfolio an modernen, aber auch an altbewährten Projektmanagement-Methoden, das dir zur Verfügung steht.
5 Phasen des Projektmanagements
Ein Projektmanagement besteht aus fünf Phasen. Diese werden klar definiert und schriftlich festgelegt. Somit gibt es immer die folgenden Phasen bei einem Projekt:
- Projektstart
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektüberwachung
- Projektabschluss
Projektmanagement-Methode Wasserfallmodell
Bei der Wasserfall-Methode handelt es sich um eine Methodik, die schrittweise wie ein Wasserfall in bestimmten Phasen abläuft:
| 1. Phase: | Initiierung |
| 2. Phase: | Analyse, Planung und Aufstellung des Ressourcenplans |
| 3. Phase: | Durchführung, Steuerung und Überwachung |
| 4. Phase: | Projektabschluss |
Die Projektaufgaben werden gemäß dieser Reihenfolge abgearbeitet und erst wenn die vorige abgeschlossen ist, wird eine neue begonnen. Das Wasserfallmodell eignet sich besonders gut für Projekte, bei denen die Aufgaben zwingend aufeinander aufbauen.
Projektmanagement-Methode Agiles Modell
Diese Projektmanagement-Methode wurde von 13 Industriebetrieben im Jahr 2001 entwickelt. Diese agile Methodik hat sich inzwischen auch als Projektmanagement-Methode für andere Unternehmen durchgesetzt. Bei dieser Methodik werden die Aufgaben, Abläufe und die Rollenverteilung hinterfragt und durch ein zukunftsorientiertes und flexibles Prinzip ersetzt.
Im Vordergrund steht die Optimierung des Nutzens für die Kunden. Im Prinzip beruht die agile Methode auf zwölf Richtlinien, die wichtigsten drei sind:
- Direkte und offene Kommunikation
- Umsetzungszyklen mit der Möglichkeit kurzfristig zu ändern
- Flache Hierarchien
Die Agile Projektmanagement-Methode ist sehr flexibel. Daher eignet sie sich sehr gut für komplexe und große Projekte, bei denen die Anforderungen nicht gut vorhersehbar sind.
Projektmanagement-Methode Scrum
Scrum gehört zu den agilen Projektmanagement-Methoden, hat allerdings eigene Regeln, Rollen und Abläufe. Diese Methodik beruht darauf, dass umfangreiche Projekte sehr komplex sind und daher nur schwer im Voraus präzise geplant werden können. Das bedeutet, dass einige Anforderungen und Risiken zu Projektbeginn noch nicht feststehen. Durch das Besprechen und die Aufstellung von Zwischenergebnissen wird dem entgegengewirkt.
Zu Projektbeginn wird bei Scrum ein langfristiger Plan entwickelt, der während der Projektdurchführung regelmäßig angepasst und optimiert wird. Die Scrum-Methode ist demnach für umfangreiche und komplexe Projekte geeignet, die nur schwer im Vorfeld definiert werden können.
Projektmanagement im Unternehmen
Ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements ist es, die Rollen für die Projektorganisation zu benennen. Zu den wichtigen Positionen zählen:
Lenkungsausschuss
Der Lenkungsausschuss begleitet das Projekt während seiner gesamten Laufzeit. Er ist die oberste Entscheidungsinstanz.
Sponsor
Als Sponsor wird eine Gruppe oder ein Individuum bezeichnet, die ein Projekt oder dessen Ressourcen unterstützen. Sie assistieren dem Projektmanager bei unvorhergesehenen Problemen. (s. Abgrenzung zum Begriff Sponsoring)
Projektmanager
Der Projektmanager hat in dem Projekt alle Fäden in der Hand und führt, organisiert und verwaltet das Budget.
Warum scheitern Projekte?
Die Hauptursachen, warum Projekte scheitern, sind auf Probleme und Fehler in der Startphase zurückzuführen. Auch eine mangelnde Berücksichtigung der sozialen oder der sogenannten weichen Faktoren (nicht quantifizierbare Größen mit Einfluss auf den Erfolg des Projekts), sind oft für ein Scheitern verantwortlich. Dahingegen spielen die technischen Anforderungen meistens nur eine untergeordnete Rolle.
Viele Unternehmen geben an über ein strukturiertes Projektmanagement zu verfügen. Aber woher weiß man, ob das eigene Projektmanagement gut ist? Eine häufig zum Einsatz kommende Möglichkeit ist es, ein Audit durch eine externe Consulting-Firma durchführen zu lassen. Das Ergebnis ist eine IST-Analyse im Vergleich zum Benchmark der eigenen Branche.
Projektplan erstellen
Ein Projektplan besteht aus den folgenden Schritten, die bei jedem Projekt, unabhängig von dessen Ziel, durchgeführt werden müssen:
- Schritt 1: Das Projekt den Stakeholdern erläutern und Akzeptanz gewinnen
- Schritt 2: Ziele definieren, auflisten und skizzieren
- Schritt 3: Pflichtenheft anlegen
- Schritt 4: Den Zeitplan erstellen
- Schritt 5: Die Rollen, Verantwortung und Ressourcen festlegen
- Schritt 6: Kommunikationsprozess und Kontrollprozess definieren
- Schritt 7: Plan erstellen, wie mit auftauchenden Probleme umgegangen wird
- Schritt 8: Alle am Projekt Beteiligten durch ein Meeting informieren bezüglich der Projektziele, der Rollen, der Projektprozesse und der Zeitleiste.
Software für Projektmanagement
Software für Projektmanagement lässt sich in verschiedene Klassen einteilen:
| Ressourcen Verwaltungssoftware: | Damit werden die vorhandenen Ressourcen, wie zum Beispiel Maschinen oder Mitarbeiter, den jeweiligen Aufgaben zugeordnet und deren Auslastung gesteuert |
| Planungssoftware: | Hiermit erstellst du unterschiedliche Pläne, wie zum Beispiel Netzpläne, Anforderungslisten und Ähnliches |
| Dokumenten Managementsysteme: | Sie dienen zur Verwaltung und Archivierung aller Dokumente des Projekts |
| Controlling Software: | Sie wurde entwickelt zur Erfassung des Aufwands, für die buchhalterische Kontrolle des Budgets, für die Überwachung des Planungsfortschritts und für die Prognose der Kennzahlen |
| Kollaborations-Plattformen: | Für die Abbildung der Kommunikation des Projekts und für die Unterstützung der Managementprozesse dient diese Software |
Die Vorteile von Software in der Zusammenfassung
Eine Projektmanagement-Software hat bei richtiger Auswahl die folgenden Vorteile für das Projekt:
- Gute Transparenz und Übersicht über das Projekt
- Optimierung des Personaleinsatzes
- Bessere Kostenkontrolle
- Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation unter Teams und Mitarbeitern
- Höhere Arbeitseffizienz, schnellere Projektumsetzung
Funktionen der Projektmanagement-Software
Eine Projektplanung und Steuerung ist sehr komplex. Daher dient die Software dazu, dies zu vereinfachen. Sehr wichtig ist daher die Funktionalität der Software. So ist es bei den meisten Programmen möglich, die Aufgaben in Listenform anzulegen und mit Fälligkeitsdatum zu versehen. Hierfür kannst du Teammitglieder einladen und ihnen Aufgaben zuordnen.
Dank der Virtualisierung der Aufgaben ist eine gute Übersichtlichkeit gegeben. Daher sollten Meilensteine und der Fortschritt des Projekts bei den jeweiligen Aufgaben leicht erkennbar sein. Im Optimalfall sind verschiedene Kommunikationsfaktoren integriert, wie zum Beispiel Chats. Außerdem kannst du die Benutzerrollen bei der Software eindeutig festlegen.
Empfehlungen für Projektmanagement-Software
Einige Programme sind besonders beliebt und besitzen ein sehr hohes Niveau. Allerdings verfügen fast alle Projektmanagement Systeme auch über unterschiedliche Schwerpunkte, daher musst du dir deine eigenen Anforderungen genau überlegen, bevor du dich für eine bestimmte Projektmanagement-Software entscheidest.
Ein sehr bekanntes Programm ist Wrike – es besitzt einen großen Funktionsumfang und durch die gute Strukturierung ist nicht nur eine einfache Übersichtlichkeit gegeben, sondern auch eine leichte Navigation.
factro ist eine relativ neue Software aus Deutschland. Das Programm beruht auf einem stabilen Wissensfundament – es ist leicht erkennbar, dass der Entwickler selbst viele Jahre Erfahrung im Projektmanagement besitzt. Die Software wird laufend weiterentwickelt.
Auch Zoho Projects gehört zu den empfehlenswerten EDV-Programmen. Es überzeugt durch seinen großen Funktionsumfang. Die Benutzeroberfläche ist sehr übersichtlich, daher ist die Software intuitiv bedienbar. Für Zoho Projects spricht das gute Preis-Leistungs-Verhältnis, dafür muss der Anwender einige Abstriche bei Details in Kauf nehmen, wie zum Beispiel bei Auswertungen.
Projektmanagement Richtlinien, Standards, Normen
In der ISO-Norm ISO 21500 sind Begriffe, Grundlagen, Prozesse und Prozessmodelle im Projektmanagement festgelegt. Die ISO 21500 kann von privaten Leuten und Organisationen jeglicher Art angewendet werden.
Welche Weiterbildungen gibt es?
In einer Weiterbildung zum Projektmanagement werden wichtige Arbeitsschritte erläutert, die du für eine erfolgreiche Projektdurchführung kennen musst. Dabei erlangst du Kenntnisse, wie du ein Projekt planen kannst, wie du es steuerst, durchführst und natürlich zum Abschluss bringst. Die Weiterbildungen eignen sich für Hochschulabsolventen, die bereits über eine entsprechende Berufserfahrung verfügen.
Zertifizierungen für PM
Die Auswahl an Zertifizierungen für Projektmanagement ist schier unüberschaubar, daher folgt nur ein kleiner Überblick über die zur Verfügung stehenden Zertifikate:
Project Management Institute – Project Management Professional
Das Project Management Institute wurde 1969 in Philadelphia, USA, gegründet. Es gilt als der größte Fachverband weltweit für Projektmanagement. Angeboten werden acht verschiedene Zertifikate, wobei der Project Management Professional der bekannteste ist.
International Project Management Association
Die International Project Management Association wurde 1964 gegründet und hat ihren Geschäftssitz in den Niederlanden. Die Mitgliedsorganisationen stammen aus mehr als 60 verschiedenen Ländern.
PROjects IN Controlled Environments – PRINCE2
PRINCE2 ist ein Regierungsstandard für Projektmanagement im IT Bereich, der 1989 gegründet wurde. Er ist zum Beispiel für die britische Regierung Standard, hat sich aber auch in anderen Branchen bewährt.
Wichtige Begriffe beim Projektmanagement
Einige Begriffe tauchen immer wieder auf, die wir nachfolgend näher erläutern:
| Beschaffungsmanagement: | die Beschaffung von Waren und Leistungen inklusive der dazugehörigen Vertragsgestaltung. |
| Integrationsmanagement: | Prozesse, die für eine Integration und Koordinierung der Projektaktivitäten erforderlich sind. |
| Kommunikationsmanagement: | Berichtswesen und Sammlung sämtlicher Informationen sowie die Verteilung der Informationen inklusive der Fortschrittsermittlung. |
| Kostenmanagement: | Sicherstellung, dass der geplante und genehmigte Kostenrahmen eingehalten wird. |
| Personalmanagement: | Effizienter Einsatz der am Projekt beteiligten Mitarbeiter. |
| Qualitätsmanagement: | Sicherstellung, dass die definierte Qualität eingehalten wird. |
| Risikomanagement: | Feststellung, Analyse und Reaktion auf Projektrisiken. |
| Umfangsmanagement: | Planung und Kontrolle des Projektfortschritts. |
| Zeitmanagement: | Sicherstellung, dass das Projekt fristgerecht fertig wird. |
Fazit
Projektmanagement bezeichnet verschiedene Methoden und Maßnahmen, mit denen du ein Projekt planen, durchführen und steuern kannst.
Hierfür haben sich inzwischen verschiedene Methoden bewährt. Welche für welches Projekt geeignet ist, kommt auf unterschiedliche Faktoren an.
Unterstützung findet das Projektmanagement mit einer entsprechenden Software, die über zahlreiche Funktionen verfügt und die Arbeit deutlich erleichtert.
Photo by Jo Szczepanska on Unsplash