Outsourcing – Ausgliederung von Unternehmensbereichen oder Leistungen

In unserem Beitrag erfährst du, worum es sich beim Outsourcing eigentlich handelt. Ferner erläutern wir, warum das Auslagern wichtig sein kann, welche Formen es gibt, welche Fehler du beim Outsourcing machen kannst und was überhaupt die Gründe sind, um eine Auslagerung von Unternehmensteilen oder Leistungen vorzunehmen.

Wie funktioniert Outsourcing?

Das Outsourcing ist eine spezielle Strategie, die Unternehmen anwenden können. Sie beinhaltet, dass entweder Teilbereiche einer Firma oder Einzelleistungen bzw. Geschäftsprozesse ausgelagert und somit zukünftig nicht mehr im Unternehmen selbst durchgeführt werden. Im Allgemeinen wird Outsourcing daher auch als Auslagerung bezeichnet.

Während also das Unternehmen Arbeitsabläufe, Geschäftsprozesse oder Teilbereiche auslagert, wird die entsprechende Leistung zukünftig von einem externen Dienstleister erbracht.

In der Regel werden Verträge zwischen dem Unternehmen und dem Dienstleister geschlossen, in denen im Detail definiert wird, was in welchem Umfang und natürlich auch, zu welchem Preis ausgelagert wird.

Mit dem Laden des Videos akzeptieren Sie die Datenschutzerklärung von YouTube.
Mehr erfahren

Video laden

YouTube immer entsperren

Warum betreiben Unternehmen Outsourcing?

Nahezu alle Unternehmen haben beim Outsourcing das Ziel, ihre strategische Marktsituation zu optimieren. Dies geschieht dadurch, dass Outsourcing in der Regel mit Kostenvorteilen verbunden ist, wenn man die eigenen Kosten gegenrechnet, die bisher entstanden sind. Normalerweise wird das Auslagern an spezialisierte Dienstleister vorgenommen, die schlichtweg kosteneffizienter als das Unternehmen selbst in den speziellen Bereichen arbeiten können.

Ein Vorteil besteht beim Outsourcing darin, dass Unternehmen auf diese Weise schnell und flexibel auf bestimmte Änderungen reagieren können, wie zum Beispiel auf Auslastungsschwankungen.

Wichtig ist allerdings, dass eine effektive Ressourcenplanung stattfindet, denn nur so kann das Outsourcing heutzutage ideal genutzt werden. Eine derartige Planung der Ressourcen wird möglicherweise mit einem entsprechenden Tool umgesetzt, welches vor allem die folgenden Teilbereiche eines Unternehmens abdeckt:

Eine solche ERP-Software nutzen immer mehr Unternehmen, die zumindest Teilaufgaben ausgliedern möchten.

Welche Formen des Outsourcings gibt es?

Tatsächlich existiert nicht das eine Outsourcing, sondern es gibt eine Reihe unterschiedlicher Formen der Ausgliederung von Leistungen oder Unternehmensteilen. Einige der Outsourcing-Formen möchten wir im Folgenden kurz erläutern.

Outtasking

Das Outtasking beinhaltet, dass lediglich fest definierte, einzelne Aufgaben an einen Dienstleister übertragen werden. Es findet also weder eine Ausgliederung von Unternehmensteilen noch kompletter Geschäftsprozesse statt.

Beim Outtasking überträgt das Unternehmen beispielsweise den Aufbau einer Webseite, die Digitalisierung von Archiven oder sonstige, klar umrissene Tätigkeiten an einen Dienstleister.

Selective Outsourcing

Das Selective Outsourcing beinhaltet, dass das Unternehmen fest definierte Teile eines bestimmten Bereiches an den Dienstleister vergibt. Bei dieser Outsourcing-Variante steht meistens nicht im Vordergrund, Kosten einzusparen. Stattdessen möchte das Unternehmen die Aufgaben deshalb übertragen, weil es an eigenem Wissen und Fachkompetenz mangelt, sodass die Lösungen der Dienstleister oftmals besser geeignet sind.

Complete Outsourcing

Wie der Name bereits vermuten lässt, werden beim Complete Outsourcing ganze Unternehmensbereiche ausgegliedert. Dabei handelt es sich häufig zum Beispiel die gesamte IT, einen EDV-Bereich oder die Rechnungsabwicklung bzw. Buchhaltung. Oftmals werden automatisch die bisherigen Mitarbeiter mit „abgegeben“ und können bei dem Dienstleister tätig sein.

Managed Services

Managed Services ist eine relativ bekannte Form des Outsourcings. In diesem Fall gibt ein Unternehmen seine kompletten Kommunikations- und Informationsbereiche (das betrifft z.B. PR) ab. Den wesentlichen Vorteil sehen die Firmen vor allem darin, dass bei bestimmten Maßnahmen besonders schnell reagiert werden kann.

Transitional Outsourcing

Beim Transitional Outsourcing findet eine Ausgliederung seitens des Unternehmens statt, wenn ein Wechsel bei der Technologie durchgeführt werden soll. Wenn also beispielsweise ein neues technologisches Verfahren im Unternehmen eingesetzt wird, wird der entsprechende Bereich direkt an den Dienstleister ausgegliedert.

Vertriebsoutsourcing

Wie der Name sagt, findet beim Vertriebsoutsourcing die Auslagerung des gesamten Vertriebs eines Unternehmens statt. Dies umfasst insbesondere Marketing-Maßnahmen, sodass der Bereich beim Vertriebsoutsourcing oftmals der Kern ist.

Da der Vertrieb – je nach Art des Unternehmens – oft sehr umfangreich ist, müssen die Dienstleister in der Regel zahlreiche Einzelschritte durchführen, wie zum Beispiel telefonische Akquise, Terminvereinbarungen und Vertragsabschlüsse.

Weitere Formen des Outsourcings

Neben den genannten Formen gibt es noch einige weitere Varianten beim Outsourcing, wie zum Beispiel:

Outsourcing in der Praxis: Beispiel für die Ausgliederung von Leistungen

Outsourcing klingt für die meisten Menschen relativ abstrakt, denn oftmals wird dabei ausschließlich an die Übergabe von Unternehmensbereichen an einen Dienstleister in Verbindung mit dem Verlust von Arbeitsplätzen gedacht.

Daher möchten wir im Folgenden ein Beispiel aus der Praxis aufführen, an dem deutlich wird, dass Outsourcing häufig für alle Beteiligten positive Effekte haben kann.

Problem:

Angenommen, du hast dich vor geraumer Zeit als Finanzjournalist selbstständig gemacht. Deine Aufgabe besteht darin, qualifizierte Beiträge zu Finanzthemen zu schreiben, zu recherchieren und Interviews zu führen.

Da dies deine Stärken sind, bist du seit geraumer Zeit erfolgreich, wendest allerdings zu viel Zeit mit “Nebentätigkeiten” auf, beispielsweise das Stellen von Rechnungen. Zudem gehört es nicht zu deinen Stärken, was jedoch zur Gewinnung von Auftraggebern benötigt wird, eine hochwertige Webseite zu erstellen.

Lösung Outsourcing:

In diesem Fall wäre das Outsourcing die optimale Lösung, indem du einen spezialisierten Dienstleister damit beauftragst, zunächst deine Webseite aufzubauen und diese anschließend regelmäßig zu pflegen.

Darüber hinaus kann es ebenfalls sinnvoll sein, die Buchführung auszulagern mitsamt des Versendens von Rechnungen und des Mahn- sowie Inkassowesens.

In diesem Beispiel hat das Outsourcing im Grunde nur Vorteile: Spezialisierte Experten erledigen nun die Aufgaben, mit denen du dir schwer tust oder die du gar nicht zufriedenstellend bewältigen kannst.

Somit hast du durch das Auslagern geringere Kosten, da es eine höhere Effizienz gibt und du viel Zeit einsparst, in der du jetzt produktiv arbeiten kannst.

Was sind Gründe für Outsourcing?

Bei den allgemeinen Gründen, warum sich ein Unternehmen für die Auslagerung von Leistungen oder Abteilungen entscheidet, gibt es zwei große Gruppen. Die einen Firmen haben insbesondere strategische Entscheidungsgründe, um effizienter zu arbeiten oder Mangel an Wissen durch das Beauftragen eines Dienstleisters zu kompensieren.

Die anderen Unternehmen sehen beim Outsourcing vor allem das Einsparpotenzial bei den Kosten als wichtigen Aspekt an. Beide Gruppen der Hauptgründe lassen sich wiederum in zahlreiche einzelne Aspekte unterteilen, wie zum Beispiel die strategischen Entscheidungsgründe in die folgenden Punkte:

Gründe für Outsourcing in Unternehmen

Ebenso gibt es einige Merkmale, die in den Bereich des Einsparpotenzials als Grund für das Outsourcing fallen.

Kostenreduktion durch Outsourcing

Welche Fehler können beim Outsourcing passieren?

Richtig angewandt ist die Ausgliederung von Leistungen oder Unternehmensbereichen im Rahmen des Outsourcings oftmals mit zahlreichen Vorteilen verbunden.

Dies gilt allerdings nur unter der Voraussetzung, dass schwerere Fehler verhindert werden. Insbesondere die folgenden falschen Maßnahmen und Versäumnisse sind es, die hin und wieder beim Outsourcing auftreten können.

Typische Outsourcing-Fehler

Unklare Absprachen können zum Beispiel dazu führen, dass nicht genau festgelegt wird, in welchem Umfang welche Leistungen seitens des Dienstleisters erbracht werden sollen. Zudem fehlt es bei den Absprachen häufiger daran, wer eigentlich in welcher Form kontrolliert. Solche Fehler führen nicht selten dazu, dass zusätzliche Kosten entstehen und weitere Probleme auftauchen.

Ebenfalls ein Fehler wäre das sogenannte „willkürliche“ Outsourcing. Hier hat sich das Unternehmen keine großen Gedanken gemacht, ob die Auslagerung sich überhaupt rechnet oder insgesamt strategisch sinnvoll ist. Stattdessen wird zum Beispiel eine Abteilung aktuell als störend empfunden und man möchte sich im Grunde diesen Aufgaben nur möglichst schnell entledigen.

Was bedeutet Outsourcing für die Mitarbeiter des Unternehmens?

Wie eingangs bereits erwähnt, verbinden viele Millionen Mitarbeiter in Deutschland Outsourcing damit, dass sie eventuell entlassen werden. Tatsächlich muss allerdings zunächst unterschieden werden, ob es sich um ein unternehmensinternes oder unternehmensexternes Outsourcing handelt.

Unternehmensinternes Outsourcing

Beim unternehmensinternen Outsourcing werden bestimmte Teilbereiche und Aufgaben lediglich an eine Tochtergesellschaft vergeben. In der Regel können die bisherigen Mitarbeiter ihre Aufgaben dann in diesem Unternehmen weiterführen. In dem Fall gäbe es für die Mitarbeiter demnach keine negativen Konsequenzen der Auslagerung.

Unternehmensexternes Outsourcing

Höher ist das Risiko des Arbeitsplatzverlustes insbesondere beim unternehmensexternen Outsourcing. In diesem Fall findet die Auslagerung an einen externen Dienstleister statt, der nicht immer alle Mitarbeiter übernehmen kann oder möchte.

Fazit: Welche Vor- und Nachteile hat Outsourcing?

Zum Abschluss des Beitrages möchten wir alle wichtigen Vor- und Nachteile von Outsourcing aufführen. Vielleicht kannst du insbesondere anhand dieser Pros und Contras eine Entscheidung treffen, ob eine Auslagerung von Teilbereichen oder Leistungen auch in deinem Unternehmen sinnvoll sein kann:

Vorteile Outsourcing

Nachteile Outsourcing

Bildquelle: Unsplash.com / Austin Distel