Organigramm – Funktionen grafisch darstellen
Je nachdem, wie komplex und groß ein Unternehmen ist, sind leicht verständliche grafische Darstellungen in Form von einem Organigram unverzichtbar. Dies gilt auch für kleinere Unternehmen. Der folgenden Ratgeber erläutert, welche Funktionen ein Organigramm hat und gibt dir Tipps, wie du es selbst erstellen kannst.
Was ist ein Organigramm?
Das Wort Organigramm setzt sich aus den beiden Wörtern Organisation und Diagramm zusammen. Bei einem Organigramm handelt es sich um eine grafische Darstellung, bei der leicht verständlich und sehr übersichtlich die Zusammenhänge der Hierarchien vermittelt werden.
Dabei werden auch die Verknüpfungen zwischen den einzelnen Abteilungen und Bereichen in dem Unternehmen in einem Schaubild abgebildet. Die Aufbauorganisation Definition lautet daher, dass ein Organigramm aus einem Plan besteht, der die Strukturen eines Unternehmens näher erläutert.
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Welche Funktionen hat ein Organigramm für Unternehmer?
Organigramme sind sehr nützlich, wenn es darum geht, Zusammenhänge und interne Beziehungen in einem Unternehmen darzustellen. Damit kannst du gewährleisten, dass deine Mitarbeiter effektiv Informationen erhalten und deuten können. Ein Organigramm kann für folgende Funktionen verwendet werden:
Für eine bessere Übersicht einer Unternehmens-Umorganisation
Bei einer Neustrukturierung, zum Beispiel wenn du einen Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens umsetzt, kannst du mit einem Organigramm gewährleisten, dass er entsprechend seinen Fähigkeiten eingesetzt wird. Oder dann, wenn du bestehende Abteilungen auflöst bzw. neue aufbaust, da sich innerhalb des Unternehmens Arbeitsprozesse geändert haben.
Gemeinsam mit deinen Mitarbeitern entwickelst du mit einem Organigramm die Struktur nach der Umorganisation. Du kannst die Funktionen darstellen, die deine Beschäftigten einnehmen werden. Außerdem sind die künftigen Abläufe ersichtlich.
Darstellung der Macht und Ordnung ist nicht mehr üblich
Früher war es üblich, dass in einem Organigramm die Hierarchie und somit die Macht und Ordnung abgebildet wurde. Dies ist heute in der Praxis nicht mehr üblich, vielmehr geht es inzwischen darum, um Arbeitsabläufe und Funktionen der Mitarbeiter leicht verständlich darstellen zu können.
Warum sollten Unternehmen ein Organigramm erstellen?
In einem Unternehmen sind die Hierarchien, die Arbeitsabläufe, die Organisation und die Strukturen genau festgelegt. Das bedeutet, dass in einem Organigramm im Unternehmen genau definiert wird, wer in welcher Abteilung und welchem Bereich sitzt, aber auch, welche Bereiche zusammenarbeiten, wer wem vorgesetzt ist, wo es Überschneidungen gibt und Unterschiede.
Ein Organigramm dient zu den folgenden Punkten:
- Verbesserung der Kommunikation: Ein Organigramm klärt auf, wer der passende Ansprechpartner ist und wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. In einem Organigramm sind die Zuständigkeiten ersichtlich – so hilft ein Organigramm bei der Kommunikation.
- Überblick über die Organisation: Anhand eines Organigramms kannst du sehen, wie die Hierarchien aufgebaut sind, wie die Bereiche ineinandergreifen und wie das Unternehmen insgesamt funktioniert. Dadurch gibt es einen sehr guten Überblick über die gesamte Unternehmensorganisation.
- Bessere Planung: Eine gute Planung ist das A und O bei jedem Unternehmen. Dazu gehört auch die Personalplanung, bei der festgelegt wird, welcher Mitarbeiter welche Aufgabe erledigt. So hilft ein Organigramm auch bei der langfristigen Planung nicht nur beim Personal, sondern auch bei Innovationen und Investitionen.
- Verstärkung der Unternehmensbindung: Mit einem Organigramm kann sich dein Mitarbeiter besser mit dem Arbeitgeber identifizieren, wodurch die Loyalität und Unternehmenszugehörigkeit gefördert wird. Dadurch fühlen sich deine Mitarbeiter als wichtiger Teil des Unternehmens.
Beispiele für Organigramme
Es gibt keine allgemeingültige Vorlage, wie ein Organigramm aussehen muss. Denn jedes Unternehmen ist individuell, daher werden Organigramme auch individuell angefertigt.
Grafische Darstellung eines Organigramms
Für die grafische Darstellung in Form von einem Organigramm gibt es zwei Möglichkeiten:
- analoge Darstellung mithilfe von Papier und Stift
- digitale Darstellung mithilfe von Software
Ein Organigramm kannst du einfach und schnell mithilfe von einem Stift auf Papier bringen. Hierfür reichen bei kleineren Betrieben einige Kästchen.
Aufwendiger wird es, wenn es sich um komplizierte Strukturen und größere Unternehmen handelt. Denn die Darstellung von komplexen Organigrammen mit vielen Abteilungen ist nicht leicht.
In diesen Fällen kommt meistens Software zum Einsatz, die es teilweise sogar kostenlos gibt. Auch mit der Bürosoftware Microsoft Office lassen sich einfach und schnell Organigramme erstellen, diese Software ist in den meisten Unternehmen sowieso vorhanden.
Außerdem gibt es einfache Bildbearbeitungsprogramme, mit denen du ebenfalls kostenlos die Abteilungen darstellen kannst. Schwieriger wird es, wenn es um komplizierte Aufbauten geht, dann kommt spezielle Software zum Zuge, die es teilweise aber auch als kostenlose Demo Versionen gibt.
Grundstrukturen von Organisationen
Bei der Organisation eines Unternehmens haben sich einige Grundstrukturen entwickelt, die sich in einem Organigramm abbilden lassen. Dabei wird unterschieden zwischen:
- Funktionale Organisation: Der Betrieb wird nach den betrieblichen Funktionen aufgeteilt, wie zum Beispiel Produktion, Rechnungswesen, Verkauf, Verwaltung und Materialwirtschaft.
- Matrixorganisation: Aufteilung der Organisation nach Objekten und Funktionen inklusive Angabe der Weisungsbefugnis.
- Projekt-Matrix-Organisation: Eine funktionale Organisation, die eine Sparten- oder Projektorganisation ist.
- Divisionale Organisation: Spartenorganisation, die sich nach den Objekt-Gesichtspunkten bzw. den Arbeitsgebieten gliedert.
Teil-Organigramm für Abteilungen
Ein Organigramm muss nicht zwangsweise ein ganzes Unternehmen abbilden. Es kann auch für eine einzelne Abteilungen oder für Projekte bzw. für Geschäftsfelder angefertigt werden und ist dann Bestandteil des Projektmanagements. In diesem Organigramm wird dann beschrieben, wie die Abteilung zusammenarbeitet.
Software für die Organigramm-Herstellung
Es gibt mittlerweile verschiedene Software-Angebote, die für die Erstellung von Organigrammen verwendet werden und sich hier als besonders praktikabel erwiesen haben.
1. Dia
Bei Dia handelt es sich um eine Grafiksoftware, die auf Deutsch verfügbar ist. Sie überzeugt durch eine einfache Bedienbarkeit und einen großen Funktionsumfang. Außerdem ist sie sehr übersichtlich aufgebaut, wodurch eine leichte Navigation gegeben ist. Durch Standardobjekte kannst du schnell einfache, aber auch komplexe Organigramme darstellen. Zeichnen kannst du mithilfe von Drag and Drop.
2. Calligra
Calligra ist eine Büroanwendung, die ein Zeichenprogramm enthält. Dieses ist allerdings nicht ganz einfach zu bedienen und es ist etwas Übung erforderlich. Die Objekte lassen sich nur schlecht anordnen und auch die Beschriftung der einzelnen Elemente ist sehr mühsam. Außerdem wird das Programm ausschließlich in englischer Sprache angeboten.
3. Apache Open Office
Apache ist eine Software, die es für die unterschiedlichsten Büroanwendungen gibt. Dabei enthalten ist auch ein Zeichenprogramm. Mit etwas Übung lässt es sich einfach bedienen und es sind sämtliche Dinge enthalten, die du für die Erstellung eines Organigramms benötigst.
Durch die sogenannten „Verbinder“ kannst du die Beziehungen unter den Elementen darstellen. Außerdem ist es möglich die Elemente nachträglich zu verschieben oder die Bemalung zu ändern. Du kannst die Zeichnungen später in andere Dokumente einfügen, die du ebenfalls mit dieser Bürosoftware erstellt hast. Die Software ist auch auf Deutsch verfügbar.
Tools für Organigramme
Auch mit Microsoft Office kannst du ein Organigramm erstellen. Hierbei hilft dir das Tool für SmartArt-Grafiken. Enthalten ist dieses Tool nicht nur in Microsoft Office, sondern auch in Excel, Outlook und PowerPoint.
Wie erstelle ich ein Organigramm in Word?
Die nachfolgende Schritt für Schritt Anleitung erklärt dir, wie du mithilfe des Tools ein Organigramm in Word erstellst:
- Öffne in Word ein leeres Dokument.
- Klicke auf den Reiter für „Einfügen“ und danach auf „Illustrationen“ und den Unterpunkt „SmartArt“.
- Wähle „SmartArt-Grafik auswählen“ und klicke in dem sich öffnenden Menü links auf den Button „Hierarchie“.
- Daraufhin werden dir die verfügbaren Vorlagen für Organigramme angezeigt. Wähle für deine erste Vorlage am besten ein klassisches Organigramm aus dieser Liste aus.
- Füge durch einen Klick auf den Button „OK“ die Vorlage in das Word Dokument ein.
- Die Beschriftung kannst du ändern, wenn du auf das Textfeld doppelt klickst.
Tipps für die Umsetzung
In den Suchmaschinen, wie zum Beispiel bei Google, findest du zahlreiche Videos, wie du mit Office Programmen oder anderen Zeichenprogrammen ein Organigramm erstellen kannst. Außerdem findest du auch zahlreiche Organigramme anderer Unternehmen, die dir als Vorlage dienen können.
So planst und erstellst du ein Organigramm
Bevor du an die Erstellung des Organigramms gehst, musst du dir überlegen, was genau du darstellen möchtest. Denn dies ist schon fast der schwierigste Part und sorgt unter Umständen für Diskussionen und Probleme.
Möchtest du das Organigramm in Form einer funktionalen Ebene darstellen, wie zum Beispiel für die verschiedenen Abteilungen wie Produktion, Vertrieb, Einkauf, Geschäftsführung, Rechnungswesen, Personal?
Benötigst du noch weitere Bereiche mit Informationen, wie zum Beispiel E-Mail-Adressen, Namen der jeweiligen Mitarbeiter, oder sogar Fotos der Mitarbeiter?
Möchtest du Untergruppen einfügen und wenn ja, bis zu welcher Ebene?
Soll jeder Mitarbeiter mit seinen jeweiligen Hauptaufgaben und eventuell einem Foto erscheinen?
All diese Fragen musst du dir beantworten, bevor du ein Organigramm erstellst.
Was bedeutet nn in einem Organigramm?
Die Abkürzung nn kommt nicht nur bei einem Organigramm vor, sondern ist in vielen Bereichen anzutreffen, zum Beispiel bei Veranstaltungen oder auch bei neu gegründeten Unternehmen. Bei dieser Buchstabenkombination handelt es sich um eine Abkürzung für die lateinischen Wörter „nomen nominandum“, was soviel bedeutet wie noch zu benennen. Somit handelt es sich hierbei um einen Platzhalter, der international angewendet wird.
Welche Vorteile gibt es bei einem Organigramm?
- Für Außenstehende wird die horizontale und hierarchische Struktur leicht verständlich sichtbar.
- Ein aktuelles Organigramm kann in konfliktreichen oder kritischen Situationen Entscheidungen unterstützen.
- Durch ein Organigramm kannst du Verantwortungsbereiche, Aufgaben oder Zuständigkeiten einfacher zuweisen.
- Zahlreiche Informationen werden effizient veröffentlicht.
- Softwareprogramme unterstützen dich bei der Erstellung eines Organigramms, sodass dies schnell geht.
- Durch die grafische Übersicht können Umstrukturierungen leichter umgesetzt werden.
Welche Nachteile gibt es?
- Es kann Probleme mit dem Datenschutz geben, da Namen und Aufgaben transparent veröffentlicht werden müssen.
- Da nicht viel Platz vorhanden ist, sind keine detaillierten Angaben möglich, stattdessen sind Organigramme immer stark vereinfacht.
- Abhängig von der Darstellungstechnik gibt es enge Grenzen, sodass entweder die Ausführlichkeit nicht vorhanden ist, oder es ist keine Übersichtlichkeit gegeben.
- Für ein Organigramm gibt es keine Normen, sodass nur schwer ein Vergleich möglich ist.
- Die Vorbereitung für ein Organigramm ist zeit- und kostenintensiv.
Welche Alternativen gibt es?
In einem Organigramm steht, welcher Mitarbeiter was macht und wer sein Vorgesetzter ist. Eine Alternative ist eine Aufstellung in Listenform. Auch so gibt es eine gute Übersicht über das jeweilige Aufgabengebiet.
Fazit
Ein Organigramm gibt dir einen guten Überblick über die Struktur und die Hierarchie deines Unternehmens. Auch deine Mitarbeiter profitieren davon, indem sie einfacher kommunizieren können und auf einen Blick erkennen, wer welches Aufgabengebiet besitzt. Allerdings ist die Erstellung solch eines Organigramms recht zeit- und kostenintensiv.
Bildquelle: pixabay.com / geralt
- Was ist ein Organigramm?
- Welche Funktionen hat ein Organigramm für Unternehmer?
- Warum sollten Unternehmen ein Organigramm erstellen?
- Beispiele für Organigramme
- Software für die Organigramm-Herstellung
- Tipps für die Umsetzung
- Welche Vorteile gibt es bei einem Organigramm?
- Welche Nachteile gibt es?
- Welche Alternativen gibt es?
- Fazit