Korrekte Rechnungslegung: überlegt vorgehen – und aufwendige Korrekturen vermeiden

Rechnungslegung – ein Aushängeschild für Seriosität

Vor allem für junge Unternehmen ist es zunächst eine Herausforderung, sich durch alle Vorschriften und Ausnahmeregelungen zur Rechnungslegung zu arbeiten. Doch der Punkt ist ebenso wichtig wie die Ausführung des Auftrags selbst: Eine fehlerhafte Rechnung kann den positiven Eindruck, den das Unternehmen bei der Auftragsabwicklung beim Auftraggeber hinterlassen hat, schnell wieder zunichtemachen – von den damit verbundenen Komplikationen ganz abgesehen. Umso wichtiger ist es, die folgenden Regeln jederzeit zu beachten:

Pflichtangaben – diese Informationen gehören auf jede Rechnung

Der Gesetzgeber ist hier ganz klar, einige grundlegende Angaben müssen unbedingt auf Rechnungen ausgewiesen werden:

Ausnahme: Rechnungslegung als Kleinunternehmer

Auch Kleinunternehmer müssen alle Pflichtangaben auf einer Rechnung aufführen – mit einer Ausnahme: Da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind, darf diese auch nicht erhoben und aufgeführt werden. Der Netto- entspricht also dem Bruttopreis. Zur Erläuterung ist einer der folgenden Hinweise auf der Rechnung sinnvoll:

Geht es auch ganz ohne Rechnung?

Um es vorwegzunehmen: es geht kaum ohne die Ausstellung einer Rechnung! Vor allem das Thema Vorsteuer, also die Geltendmachung der an einen Lieferanten bezahlten Umsatzsteuer, ist dann schwer zu handhaben. Es gibt zwar eine Ausnahme, aber die ist ausgesprochen kompliziert: Unternehmen können auch in dem Fall die Vorsteuer von der abzuführenden Umsatzsteuer abziehen, wenn sie eine Leistung oder Lieferung bezogen haben, aber keine formell korrekte oder berichtigte Rechnung besitzen. In diesem Fall muss der Unternehmer objektiv belegen, dass er von einem anderen Unternehmer tatsächlich Leistungen oder Lieferungen bezogen – und dieser die darauf entstandene Umsatzsteuer auch de facto an das Finanzamt abgeführt hat.

Und nun kommt das Problem: Der Unternehmer kann die Tatsache, dass auf der vorangegangenen Umsatzstufe die relevante Umsatzsteuer korrekt bezahlt worden ist, laut Finanzamt nur mit Hilfe einer Rechnung bzw. einer Rechnungskopie, die den Posten Umsatzsteuer offen ausweist, nachweisen. Wurde dieser gesonderte Ausweis jedoch unterlassen, bleibt es zweifelhaft, ob der Rechnungsbetrag überhaupt eine Umsatzsteuer enthält und wie hoch diese war. Damit ist es fast unmöglich, die Voraussetzungen für einen Abzug der Vorsteuer hieb- und stichfest zu erbringen.

Anderweitige materielle Voraussetzungen lassen sich eventuell auch durch alternative Beweismittel belegen. Bedingung ist jedoch, dass das Finanzamt die Voraussetzung der Vorsteuerabzugsfähigkeit leicht und vor allem zweifelsfrei feststellen können muss. Dabei sind die Finanzbehörden nicht dazu verpflichtet, eventuell fehlende Belege und Informationen von Amts wegen selbst zu besorgen. Sobald es Unklarheiten gibt – und damit ein Anlass zum Zweifel, wird der Vorsteuerabzug verwehrt. Die fehlende Rechnung wirkt sich also in jedem Fall negativ für das Unternehmen aus, da zumindest mit langwierigen Auseinandersetzungen zu rechnen ist. Sinnvoll ist es daher, von vornherein auf Nummer sicher zu gehen und für jede erbrachte Leistung oder Lieferung eine formal und faktisch korrekte Rechnung auszustellen.

Rückwirkende Rechnungskorrektur – eine komplizierte Angelegenheit

Denn auch eine unkorrekt ausgestellte Rechnung führt zu lästigen Diskussionen:
Bis vor wenigen Jahren gingen die Finanzämter davon aus, dass eine unkorrekt ausgestellte Rechnung im Nachhinein nicht mehr korrigiert werden darf. Doch ein Rundschreiben des Bundesfinanzministeriums, das sich auf die Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofes (EuGH) und des Bundesfinanzhofes (BFH) bezieht, eröffnet durchaus Möglichkeiten. Denn der Vorsteuerabzug ist nach bestimmten Regeln auch rückwirkend bei einer korrigierten Rechnung möglich. Voraussetzung hierfür ist, dass die ursprüngliche Rechnung die wichtigsten Pflichtangaben enthält und diese ausreichend nachvollziehbar sind – wobei sich dieser Anspruch weniger auf die Leistungsbeschreibung bezieht.

Wurde jedoch auf der ursprünglichen Rechnung der Umsatzsteuerbetrag nicht ausgewiesen, kann auch rückwirkend keine Korrektur erfolgen. Ausnahme besteht lediglich, wenn der Rechnungsleger fälschlicherweise von der Umkehr der Steuerschuldnerschaft ausgegangen war.

Es liegt auf der Hand, dass die nachträgliche Korrekte von Rechnungen insbesondere in Bezug auf die Umsatzsteuer nicht so einfach zu bewerkstelligen ist. Umso wichtiger ist es, den gesamten Prozess – Lieferung oder Leistung, Rechnungslegung, Buchhaltung, Mahnwesen – überlegt zu organisieren.

Design und Versand der Rechnungen

Diese Punkte sind nicht zu unterschätzen, denn auch die Rechnung selbst sollte ins Gesamtbild eines Unternehmens passen. Sinnvoll ist es, die Gestaltung an das firmeneigene Briefpapier anzupassen, also beispielsweise das Logo und alle relevanten Informationen zum Unternehmen mit einzubeziehen. So lässt sich ein Corporate Design, das wichtig für die Wiedererkennbarkeit der Marke ist, konsequent umsetzen. Beim Versand gibt es kaum noch einschränkende Regeln: Rechnungen lassen sich nicht nur klassisch per Post, sondern auch in digitaler Form per E-Mail oder App zustellen.

Manuell oder automatisiert? Rechnungslegung zukunftssicher aufstellen

Vor genau dieser Frage stehen Unternehmen über kurz oder lang in unserer heutigen Zeit. Rechnungen manuell zu erstellen, ist nicht nur zeitaufwendig und mühsam, hier eröffnen sich regelmäßig Fehlerquellen: Ob Rechnungsnummer oder Ausweis der Umsatzsteuer – kleine Flüchtigkeitsfehler können teuer werden. Außerdem muss die Rechnung erstellt und verschickt, abgespeichert und verwaltet werden, um sie mit den Zahlungseingängen abzugleichen und bei Bedarf den Versand von Mahnungen auszulösen. All diese Schritte – und sehr viel mehr – lassen sich mit einer professionellen Software abbilden.

Fazit: Korrekte Rechnungslegung umsichtig und vorausschauend organisieren

Mag es nach der Gründung eines Unternehmens noch möglich sein, die anfallenden Rechnungen manuell zu erstellen, stellt sich die Situation bei wachsenden Umsätzen schnell anders dar: Wichtige Angaben werden vergessen, Flüchtigkeitsfehler passieren, offene Forderungen nicht konsequent eingefordert. Die Folge: Die Liquidität des Unternehmens gerät in Gefahr, weil die Rechnungslegung nicht stringent organisiert ist. Hier kann eine Software-Komplettlösung schnell für eine Professionalisierung sorgen, die einerseits die liquiden Zuflüsse optimiert und andererseits die Außenwirkung des Unternehmens positiv beeinflusst.

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