Finanzbuchhaltung in Unternehmen – Aufbau, Grundlagen und mehr

In unserem Beitrag erfährst du zunächst, worum es sich bei der Finanzbuchhaltung handelt und was deren Inhalte sind. Ferner gehen wir sowohl auf dem Zweck als auch die Grundlagen sowie die Aufgaben ein, welche die Finanzbuchhaltung wahrzunehmen hat. Darüber hinaus erfährst du, wer überhaupt zur Finanzbuchhaltung verpflichtet ist und worin sich diese von der Betriebsbuchhaltung im Kern unterscheidet.

Was ist Finanzbuchhaltung – einfach erklärt

Finanzbuchhaltung: Definition und Inhalte

Die Finanzbuchhaltung wird häufig „FIBu“ abgekürzt. Es handelt sich dabei um einen großen Bereich des betrieblichen Rechnungswesens. Innerhalb der Finanzbuchhaltung werden sämtliche Vorgänge in einer Firma aufgezeichnet und festgehalten, die in Zahlen auszudrücken sind.

Anders erläutert beinhaltet die Finanzbuchhaltung sämtliche Aufwendungen auf der einen und Erträge auf der anderen Seite. Daher kommt es vor allem in Großunternehmen meistens zur Einteilung der Finanzbuchhaltung in die zwei Rubriken Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.

Auch bei der Unternehmensbewertung spielt die Finanzbuchhaltung eine wesentliche Rolle, denn an den Gesamtergebnissen lassen sich für Experten schnell wichtige Aspekte festmachen. Darüber hinaus muss die Finanzbuchhaltung ohnehin aufgrund gesetzlicher Vorgaben, insbesondere der Buchführungspflicht, in vielen Firmen durchgeführt werden.

 

Zweck und Ziele der Finanzbuchhaltung

Warum ist diese spezielle Buchhaltung von Bedeutung? Das Hauptziel der Finanzbuchhaltung ist es, innerhalb des Unternehmens ein Gesamtergebnis zu berechnen. Das wiederum wird benötigt, um zum einen die Vermögensverhältnisse und zum anderen die Bestandsveränderungen nicht nur dokumentieren, sondern im zweiten Schritt ebenfalls analysieren zu können.

Zudem dient die Finanzbuchhaltung zum Beispiel dazu, eine Aussage treffen zu können, in welchem Umfang das Unternehmen Gewinne erzielt oder Verluste innerhalb einer Geschäftsperiode erlitten hat.

Die Finanzbuchhaltung ist daher sowohl für die Unternehmensinhaber selbst als auch für Außenstehende von größerer Bedeutung. Zu den Externen, die auf diese Weise wichtige Informationen erhalten, zählen insbesondere:

Grundlagen der Finanzbuchhaltung: Rechtsgrundlagen als Basis

Die Grundlagen der Finanzbuchhaltung sind erster Linie gesetzlicher und damit auch steuerrechtlicher Natur. In dem Zusammenhang gibt es vor allem seitens der Steuerbehörden zahlreiche Vorschriften, die das Unternehmen im Zuge der Finanzbuchhaltung unbedingt einhalten muss.

Diese rechtlichen und steuerlichen Grundlagen der Finanzbuchhaltung müssen in erster Linie von großen, mittelständischen und auch manch kleinen Unternehmen sowie ebenfalls von vielen Gewerbetreibenden beachtet werden. Einschränkungen gibt es lediglich für Freiberufler und Kleinunternehmer, denn diese müssen die Vorschriften zur Finanzbuchhaltung entweder gar nicht oder nur teilweise beachten (siehe Kleinunternehmerregelung).

Neben den rechtlichen und steuerlichen Grundlagen gibt es ebenfalls die praktischen Grundlagen der Finanzbuchhaltung, ohne die eine entsprechende Buchhaltung gar nicht möglich wäre. Dazu gehören insbesondere die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die zu erstellende Bilanz. Diese wiederum basiert auf sämtlichen Geschäftsvorfällen und Finanzströmen, die anschließend gebucht werden müssen.

Die Erfassung der Geschäftsvorfälle findet dabei in chronologischer Reihenfolge und mit einer sachlichen Ordnung des entsprechenden Vorgangs statt. Die Grundlagen der Finanzbuchhaltung führen letztendlich zum gewünschten Ergebnis, nämlich dem erstellten Jahresabschluss.

Bei den rechtlichen Grundlagen gibt es Vorschriften und einige Gesetze, die im Zuge der Finanzbuchhaltung zu beachten sind. Von besonders großer Bedeutung sind – teilweise je nach Unternehmensform – dabei die folgenden, gesetzlichen Grundlagen:

Ebenfalls relevant ist vor allem die Abgabenordnung, hier in erster Linie die Buchführungspflicht. Dort ist unter anderem definiert, für wen die Pflicht zur Buchführung gilt und wer demzufolge eine Finanzbuchhaltung haben muss.

Wenn Selbstständige oder Unternehmen die folgenden Bedingungen erfüllen, gilt im Allgemeinen die Buchführungspflicht:

Wie ist die Finanzbuchhaltung aufgebaut?

Insbesondere bei größeren Unternehmen gibt es einen speziellen Aufbau der Finanzbuchhaltung, der eine festgelegte Gliederung beinhaltet. Im Wesentlichen teilt sich die Finanzbuchhaltung dann in die folgenden drei Kategorien auf:

Debitorenbuchhaltung

Innerhalb der Debitorenbuchhaltung werden zum einen sämtliche Kunden des Unternehmens und zum anderen die Forderungen erfasst, die entweder aus Leistungen oder Lieferungen resultieren. Dementsprechend bezeichnet man die Kunden einer Firma häufig mit dem Fachbegriff Debitoren.

Buchhalterisch relevant sind in dem Zusammenhang die Rechnungen, die an die entsprechenden Kunden gestellt wurden. Dabei gelten offene Rechnungen als Forderungen.

Daher hat die Debitorenbuchhaltung unter anderem die Aufgabe, den Eingang der offenen Zahlungen zu überwachen und ist demzufolge auch an das Inkassomanagement gebunden.

Kreditorenbuchhaltung

Die Kreditorenbuchhaltung ist entsprechend das Gegenteil der Debitorenbuchhaltung und befasst sich demzufolge nicht mit Kunden, sondern stattdessen mit Lieferanten oder anderen Firmen, die gegenüber dem Unternehmen eine Dienstleistung erbracht haben.

Kreditoren werden dementsprechend Personen oder Unternehmen bezeichnet, die eine Forderung gegenüber der Firma haben. Daraus resultiert unter anderem, dass es die wesentliche Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist, für eine ordnungsgemäße Begleichung der offenen Rechnungen der Firma zu sorgen und sämtliche Zahlungen im Blick zu haben. Das beinhaltet auch, dass es möglichst nicht zu Mahngebühren und somit unnötigen Aufwendungen kommt.

Lohnbuchhaltung

Die Lohnbuchhaltung ist ebenfalls ein Teil der Finanzbuchhaltung. Hier geht es darum, Lohn- und Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiter zu erstellen und natürlich die entsprechenden Buchungen zu dokumentieren.

Darüber hinaus ist ebenfalls die Stammdatenpflege der Mitarbeiter eine Aufgabe, welche von der Lohnbuchhaltung wahrgenommen wird. Ferner gehören dazu die Jahreslohnkonten, die geführt werden müssen.

Was sind die Aufgaben der Finanzbuchhaltung?

Wie du aus den bisherigen Ausführungen bereits entnehmen kannst, gibt es eine Reihe von Aufgaben, die der Finanzbuchhaltung zukommen. Im Wesentlichen sind es fünf aufeinander basierende Aufgaben, welche die Finanzbuchhaltung wahrnehmen muss. Diese lassen sich wie folgt bezeichnen:

Die erste und vornehmliche Aufgabe der Finanzbuchhaltung besteht somit darin, zunächst sämtliche Geschäftsvorfälle zu dokumentieren. Dies ergibt sich aus der sogenannten Belegfunktion, die der Finanzbuchhaltung nach Paragraph 239 Handelsgesetzbuch zukommt.

Dabei müssen zwei wesentliche Dinge beachtet werden, nämlich dass zum einen eine lückenlose Dokumentation erfolgt und die Belege zum anderen als Nachweis der Geschäftsvorfälle dienen können.

Die zweite Hauptaufgabe der Finanzbuchhaltung basiert auf der Dokumentation der Geschäftsvorfälle. In diesem Fall geht es darum, die Bestände zu ermitteln, woraus sich anschließend die Bilanz erstellen lässt. Dabei werden beim Ermitteln zum einen die Schulden und zum anderen das Vermögen gegenübergestellt.

Neben dem Berechnen der Bestände hat die Finanzbuchhaltung ebenfalls die Aufgabe, Aufwendungen und Erträge gegenüberzustellen. Das ist notwendig, weil darauf anschließend das Erstellen der Gewinn- und Verlustrechnung basiert.

Nicht nur Bestände müssen im Rahmen der Finanzbuchhaltung ermittelt werden, sondern Gleiches gilt für Bestandsveränderungen. Diese ergeben sich zum Beispiel durch Außenstände seitens des Unternehmens oder durch Geschäftspartner und werden ebenfalls im Rahmen der Finanzbuchhaltung durch die Bestandsveränderungen dokumentiert.

Die fünfte Hauptaufgabe der Finanzbuchhaltung ist es, durch die zuvor beschriebene Gegenüberstellung von Aufwendungen und Erträgen die Grundlage dafür zu liefern, dass später eine Besteuerung stattfinden kann. Man spricht deshalb auch von der Besteuerungsgrundlage. Relevant ist diese in erster Linie für die Einkommensteuer, die Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer.

Wer muss eine Finanzbuchhaltung führen?

Nicht jeder Selbstständige und jeder Gewerbetreibende ist grundsätzlich dazu verpflichtet, eine Finanzbuchhaltung zu führen. Allerdings gilt die Pflicht dennoch für die weitaus meisten Unternehmen, da die Grenze bei 60.000 Euro Gewinn im Jahr liegt.

Darüber hinaus darf eine weitere Grenze bei den Gewerbetreibenden und Unternehmen nicht überschritten werden, nämlich ein Umsatz von 600.000 Euro pro Jahr. Wird dieser Betrag überschritten, gibt es ebenfalls eine Buchführungspflicht und damit die Pflicht zur Finanzbuchhaltung. Wer nicht unter diese Pflicht fällt, wie zum Beispiel Freiberufler, muss stattdessen eine vereinfachte Einnahmen- und Überschussrechnung anfertigen.

Worin unterscheiden sich Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung?

Zwei Begriffe werden in der Praxis durchaus häufiger verwechselt, nämlich zum einen die Finanzbuchhaltung und zum anderen die Betriebsbuchhaltung. Worin also unterscheiden sich diese zwei Buchhaltungsformen?

Zunächst einmal kann die Finanzbuchhaltung alternativ auch als externes Rechnungswesen bezeichnet werden, während man bei der Betriebsbuchhaltung stattdessen vom internen Rechnungswesen spricht. Beide Buchhaltungsformen zählen jedoch als wichtige Grundlage zum betrieblichen Rechnungswesen.

Worin die Unterschiede zwischen Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung bestehen, möchten wir in den folgenden zwei Abschnitten deutlich machen.

Finanzbuchhaltung ist externes Rechnungswesen

Als externes Rechnungswesen hat die Finanzbuchhaltung vor allem die Aufgabe, einen Blick auf die Vermögenslage der Firma und eventuelle Veränderungen der Bestände zu werfen. Das wiederum bedeutet, dass die Finanzbuchhaltung als externes Rechnungswesen eher nach Außen gerichtet ist. Die weiteren Eigenschaften der Finanzbuchhaltung haben wir in den vorherigen Abschnitten bereits ausführlich erläutert.

Betriebsbuchhaltung als internes Rechnungswesen

Bei der Betriebsbuchhaltung wird nicht vom externen, sondern stattdessen vom internen Rechnungswesen gesprochen. Das hat den Grund, dass die Hauptaufgabe der Betriebsbuchhaltung darin besteht, dem Unternehmen selbst wichtige Informationen zu liefern. Daher ist die Betriebsbuchhaltung auch nicht nach Außen gerichtet, sondern stattdessen an die Geschäftsführung und bestimmte Abteilungen im Unternehmen.

Eine Folge davon ist, dass es bezüglich der Betriebsbuchhaltung im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung kaum gesetzliche Vorschriften gibt, die beachtet werden müssten. Stattdessen ist die Betriebsbuchhaltung für die Unternehmensleitung ein gutes Hilfsmittel, was beispielsweise die Kalkulation der Preise oder andere, strategische Entscheidungen betrifft.

Worum handelt es sich bei einer Rechnungsperiode?

Zuvor haben wir bereits erwähnt, dass sich die Finanzbuchhaltung stets auf eine bestimmte Rechnungsperiode bezieht. In der Regel handelt es sich dabei um das Geschäftsjahr des Unternehmens, welches wiederum in den meisten Fällen vom 1. Januar bis zum 31. Dezember reicht.

Buchhaltungstechnisch handelt es sich bei der Abrechnungsperiode um den Zeitraum, der zwischen zwei Geschäftsjahren bzw. zwei Abschlüssen des Unternehmens liegt. Je nachdem, über welchen Zeitraum sich diese Rechnungsperiode erstreckt, kann man zwischen unterschiedlichen Abschlüssen entscheiden unterscheiden, nämlich:

Bei Monatsabschlüssen beträgt die Rechnungsperiode demzufolge exakt einen Monat, beim Quartalsabschluss sind es drei Monate und beim Jahresabschluss dementsprechend zwölf Monate. Zu beachten ist, dass ein Geschäftsjahr nicht zwingend mit dem Kalenderjahr identisch sein muss. Bei manchen Unternehmen startet das Geschäftsjahr zum Beispiel am 1. Juli und endet demzufolge am 30. Juni des nächsten Jahres. Typisch ist die Abweichung vom Kalenderjahr häufig für Firmen bzw. Branchen, die stark durch saisonale Aufträge und Arbeiten betroffen sind.

Welche Punkte bezüglich der Rechnungsperiode sind in der Finanzbuchhaltung zu beachten?

Von der praktischen Seite aus betrachtet gibt es im Zuge der Finanzbuchhaltung einige Punkte, die im Hinblick auf die vorher erläuterte Rechnungsperiode zu beachten ist. So gibt es eine Reihe von Vorschriften und Regelungen, die sich auf diese entsprechenden Rechnungsperiode beziehen. Die wichtigsten Aspekte sind:

Im Prinzip sind die drei genannten Hauptaspekte selbsterklärend. Es beginnt damit, dass Buchungen im Zuge einer bereits geschlossenen Rechnungsperiode nicht nachträglich verändert werden dürfen. Das ist lediglich solange möglich, wie die Rechnungsperiode nicht geschlossen worden ist. Ebenso einleuchtend ist, dass jeder Geschäftsvorfall im Unternehmen einer bestimmten Rechnungsperiode zuzuordnen ist.

Nicht zuletzt müssen bezüglich der Übermittlung der Daten an das Finanzamt im Hinblick auf die Rechnungsperiode mehrere Fristen eingehalten werden. Eine davon ist, dass Unternehmen dazu verpflichtet sind, die Ergebnisse aus der Buchhaltung bis spätestens zum 10. des nächsten Monats an das Finanzamt zu übermitteln. Davon betroffen ist zum Beispiel die monatliche oder quartalsweise Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung.

Worin unterscheiden sich Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung?

Einen Unterschied gibt es nicht nur zwischen Finanzbuchhaltung und Betriebsbuchhaltung, sondern ebenfalls gegenüber der Kostenrechnung.

Wie bereits mehrfach erwähnt, ist die Finanzbuchhaltung vorrangig auf Aufwendungen und Erträge sowie die Gesamtsituation des Unternehmens ausgerichtet. Demgegenüber ist es die zentrale Aufgabe der Kostenrechnung, sich mit Erlösen einerseits und aufgewendeten Kosten zum anderen zu beschäftigen.

Das Ziel besteht darin, dass zum Beispiel herausgefunden werden soll, wie effektiv Investitionen sind und ob diese sich überhaupt rentieren. Hier geht es also vor allem um valide Zahlen in der Kostenrechnung, die anschließend Schlüsse zulassen. Denen wiederum können – wenn notwendig – bestimmte Aktionen seitens der Unternehmensleitung folgen.

 

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