Franchise-Handbuch: Anleitung zur effektiven Betriebsführung
Deshalb ist das Handbuch unverzichtbar für deinen Franchise-Erfolg!

Jedes Franchise-System hat seine Eigenarten, besondere Merkmale und individuellen Prozesse. All diese Eigenschaften werden im sogenannten Franchise-Handbuch festgehalten. Dieses Handbuch legt insbesondere fest, wie das Franchise Konzept in der Praxis umzusetzen ist. In diesem Beitrag erfährst du, worum es beim Franchise-Handbuch geht und was dessen besondere Bedeutung ausmacht. Wir gehen ferner auf die Funktion des Franchise Handbuchs für Franchisenehmer sowie dessen Struktur und Inhalte ein.
Digitales Franchise-Handbuch

Was ist das Franchise-Handbuch? Definition und Bedeutung

Das Franchise-Handbuch wird oft auch als Systemhandbuch bezeichnet. Es legt fest, wie ein Franchise-Konzept in der Praxis umgesetzt wird. Demzufolge ist das Handbuch im Franchising eine Art Gebrauchsanleitung, die dem Franchisenehmer die Führung seines Betriebes erleichtert. Im Franchise-Handbuch werden zahlreiche Inhalte des Franchise-Systems veranschaulicht, insbesondere durch Grafiken, Daten und Formulare.

Das Franchisehandbuch hat eine überragende Bedeutung, denn es stellt für den Franchisegeber das wichtigste Werkzeug dar, um sein Konzept in die Praxis umzusetzen. Durch das Franchise-Handbuch wird garantiert, dass sämtliche Franchisenehmer wissen, wie das Konzept an ihrem Standort im Sinne des Franchisegebers zu realisieren ist.

Der Nutzen des Franchise-Handbuchs für Franchisenehmer

Nicht nur für den Franchisegeber, sondern genauso für die Franchisenehmer, ist das Handbuch von entscheidender Bedeutung. Es enthält das Wissen komprimierte Know-how des Franchisegebers und enthält eine Anleitung für die Umsetzung des Konzepts durch die Franchisenehmer. An den Richtlinien und Vorgaben innerhalb des Franchise-Handbuches orientieren sich die Franchisenehmer in ihrem geschäftlichen Alltag.

Zudem beinhaltet das Handbuch Leitfäden, Maßnahmen und Prozesse, die sich in der Praxis oft bereits bewährt haben. Bei Fragen und Unsicherheiten hat der Franchisenehmer jederzeit die Möglichkeit, Lösungen im Systemhandbuch zu suchen. Er kann zudem überprüfen, ob die Entwicklung seines Geschäfts mit den Standards des Franchise-Systems übereinstimmt. Bei Bedarf kann er auf dieser Grundlage schnell die notwendigen Anpassungen vornehmen, um wieder in vollem Umfang im Sinne des Franchise-Konzeptes zu agieren.

Struktur und Inhalt eines typischen Handbuchs im Franchising

Ein wichtiger Aspekt bei der Beurteilung des Franchise-Handbuchs ist eine thematisch und sprachlich gute Gliederung. So kann der Franchisenehmer schnell dringend benötigte Informationen finden. Allerdings gibt es im Franchising keine Vorgaben hinsichtlich einer einheitlichen Struktur, sondern jedes Franchise-System verfügt über eine individuelle Version seines Franchise-Handbuchs. Dennoch gibt es eine Reihe von Inhalten, die in nahezu jedem Systemhandbuch zu finden sind. Dazu gehören insbesondere:

  • Ziele und Strategien des Franchise-Systems
  • Konzepte zur Umsetzung des operativen Geschäfts
  • Wichtige Merkmale des Geschäftsbetriebes
  • Unternehmensphilosophie
  • Standortentscheidungen
  • Marketingmaßnahmen
  • Betriebsorganisation
  • Qualitätsmanagement
  • Planung und Controlling

Das Franchisehandbuch mit seinem Inhalt gibt dem Franchisenehmer jederzeit die Möglichkeit, das Wissen des Franchisegebers abzurufen und wunschgemäß in die Praxis umzusetzen.

Franchise-Handbuch Beispiel: Aufbau und Gliederung

Obwohl es im Franchising keine einheitlichen Vorgaben gibt, wie ein Franchise-Handbuch aufgebaut und gegliedert sein muss, möchten wir dir ein kurzes Beispiel geben. Die Gliederung besteht beispielsweise aus folgenden vier Kapiteln:

  1. Kapitel: Allgemeiner Teil
  2. Kapitel: Richtlinien sowie gesetzliche Vorgaben
  3. Kapitel: Prozesse des Franchise-Systems
  4. Kapitel: Unterstützung der Franchisenehmer

Im Kapitel 1, dem allgemeinen Teil, sind vor allem Informationen zum Franchisegeber sowie zu den Rechten und Pflichten der beiden Parteien (Franchisegeber und Franchisenehmer) enthalten. Schulungs- und Weiterbildungsangebote werden ebenfalls häufig im allgemeinen Teil aufgeführt. Im zweiten Kapitel werden vorrangig Richtlinien des Franchisegebers und gesetzliche Vorgaben aufgeführt. Dazu zählen die Beschreibung des Franchise Systems, dessen Unternehmensphilosophie nebst Zielen und Strategien.

Wesentliche Prozesse des Franchise Systems werden im Kapitel 3 aufgeführt. Das betrifft den Verkauf, die Dienstleistung und die Abwicklung der Aufträge. Kapitel 4 des Franchise-Handbuches beschäftigt sich mit Unterstützungen der Partnerbetriebe, sodass dieses Kapitel für Franchisenehmer von besonderem Interesse ist. Die Hilfen beziehen sich unter anderem auf das Qualitätsmanagement, die IT und die Beschaffung von Waren.

Der Einsatz des Betriebshandbuchs im Franchise-System

Im Franchise-System hat das Handbuch eine enorme Bedeutung. Es ist der Leitfaden und eine Art Betriebsanleitung für Franchisenehmer, wie sie ihren Franchise-Betrieb zu führen haben. Aber auch für den Franchisegeber hat das Franchisehandbuch einen hohen Stellenwert. Es dokumentiert sein Wissen und erfüllt – neben Schulungsmaßnahmen – seine Pflicht zum sogenannten Know-how Transfer gegenüber den Franchisenehmern.

Optimierung und Aktualisierung des Franchise-Handbuchs

Damit ein Franchise-System wettbewerbsfähig bleibt und seine Vorteile behält, sollte es stetig optimiert werden. Die Optimierung erfordert die Definition der Erfolgselemente sowie das Beschreiben der Abläufe zwischen Franchisegeber und den Franchisenehmern. Aus diesem Grund ist es ratsam, in bestimmten Abständen eine Optimierung und Aktualisierung des System-Handbuchs vorzunehmen. Durch das Anpassen an Marktveränderungen stellt das Franchisesystem sicher, dass es gegenüber den Mitbewerbern nicht ins Hintertreffen gerät. Mögliche Gründe für eine Optimierung und Aktualisierung des System-Handbuchs sind:

  • Neue Trends in der Branche
  • Veränderte Wettbewerbssituation
  • Technisch relevante Neuerungen
  • Umstrukturierung des Systems (in bestimmten Bereichen)
  • Veränderte Positionierung am Markt

Fazit: Das Systemhandbuch als Nachschlagewerk und Leitfaden

Das Franchise-Handbuch nimmt sowohl für das gesamte Franchise-System als auch für die Franchisenehmer im Speziellen eine zentrale Rolle ein. Der Franchisegeber vermittelt sein Wissen im Rahmen des Know-how Transfers. Für den Franchisenehmer ist das Handbuch ein unverzichtbares Nachschlagewerk und ein Leitfaden. Das Handbuch trägt im Franchising dazu bei, dass das Franchisekonzept an allen Standorten von den Franchisenehmern einheitlich und gemäß der Vorgaben umgesetzt wird.