Buchführung: Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle

In unserem Beitrag erfährst du, worum es sich bei der Buchführung handelt und was die gesetzlichen Grundlagen sind. Ferner erläutern wir dir, worin der Unterschied zwischen Buchführung und Buchhaltung besteht, was die Aufgaben der Buchführung sind und wer buchführungspflichtig ist. Darüber hinaus geben wir dir Informationen zu den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, welche Bücher existieren, welche Konten und welche Art Geschäftsvorfälle verbucht werden.

Definition: Was ist Buchführung?

Die zwei Begriffe Buchführung und Buchhaltung werden oft synonym verwendet, auch wenn es sich dabei im engeren Sinne nicht um das Gleiche handelt. Darauf gehen wir allerdings in einem der folgenden Abschnitte noch näher ein. Mit Buchführung ist per Definition gemeint, dass sämtliche Geschäftsvorgänge innerhalb eines Unternehmens aufgezeichnet werden, und zwar auf der Grundlage von Belegen.

Mit der Buchführung soll in erster Linie der wirtschaftliche Stand eines Unternehmens wiedergegeben werden, weshalb sämtliche Daten eine wichtige Informationsquelle darstellen. Die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle findet im Rahmen der Buchführung stets chronologisch statt. Im Rahmen der sogenannten Abschlussprüfung können zudem – falls notwendig – Wertkorrekturen oder auch Rückstellungen durchgeführt werden.

Welche gesetzlichen Grundlagen gibt es für die Buchführung?

Die Buchführung ist keine freiwillige Angelegenheit, die sich Selbstständige und Unternehmen aussuchen könnten. Stattdessen gibt es eine Reihe gesetzlicher Grundlagen, die im Zuge der Buchführung eingehalten werden müssen. Insbesondere die folgenden Gesetze sind diesbezüglich betroffen:

In all diesen Gesetzen finden sich mehrere Paragraphen und der entsprechende Passus, in welcher Form und warum die Buchführung durchzuführen ist, welche Regeln einzuhalten sind und an welchen Richtlinien sich Gewerbetreibende im Zuge der Buchführung halten müssen.

Worin unterscheiden sich Buchhaltung und Buchführung?

Wie zuvor bereits kurz erwähnt, werden die zwei Begriffe Buchhaltung und Buchführung oft synonym verwendet. Tatsächlich gibt es jedoch Unterschiede. Mit der Buchführung wird in erster Linie die komplette Aufzeichnung sämtlicher Geschäftsvorfälle bezeichnet. Die Buchhaltung hingegen ist in der Regel eine separate Abteilung innerhalb eines Unternehmens, die sich eben um die Aufzeichnung dieser Geschäftsvorfälle und Buchungen kümmert.

Daraus wiederum resultiert, dass die Buchführung zum Rechnungswesen gehört, während innerhalb der Buchhaltung Geschäftsvorfälle dokumentiert werden. Zudem hat die Buchführung die Aufgabe, den Status eines Unternehmens widerzuspiegeln, während die Buchhaltung rein operativen Charakter hat, nämlich für die ordnungsgemäße Verbuchung der Geschäftsvorfälle zu sorgen.

Welche Aufgaben hat die Buchführung?

Die Buchführung nimmt mehrere Aufgaben wahr, die für das gesamte Unternehmen von großer Bedeutung sind. In erster Linie muss die Buchführung dafür sorgen, dass sowohl Erfolge ermittelt als auch sämtliche Aufwendungen und Erträge erfasst werden. Am Ende der Buchführung steht daher fast immer das Erstellen einer Gewinn- und Verlustrechnung sowie der Bilanz. Demzufolge ist die Buchführung gleichermaßen eine wichtige Basis für die Inventur des Unternehmens. Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Sonderaufgaben, die durch die Buchführung ebenfalls wahrgenommen werden, wie zum Beispiel:

Wichtig zu wissen ist, dass sich die Buchführung im Rahmen ihrer Aufgaben in zwei große Bereiche gliedert, nämlich zum einen in die Geschäfts- oder Finanzbuchhaltung sowie zum anderen in die Betriebsbuchhaltung. Bei der Finanzbuchhaltung wird auch von der kalkulatorischen Buchführung gesprochen, während die Betriebsbuchhaltung als kalkulatorischen Buchführung bezeichnet wird.

Im Rahmen der Finanzbuchhaltung findet die offizielle Gesamtabrechnung der Unternehmung statt, sodass die entsprechenden Buchungen im äußeren Kreis erfasst werden. Zudem hat die Finanzbuchhaltung die Aufgabe, wichtige Zahlen zu liefern, auf deren Grundlage später die Bilanz oder auch die Gewinn- und Verlustrechnung gestellt werden kann.

Die wesentliche Aufgabe der Betriebsbuchhaltung ist es hingegen, die Leistungen zu erfassen sowie deren Verteilungsrechnung vorzunehmen. Die Ziele der Buchführung bestehen demzufolge vor allem darin, einen Überblick über die aktuelle Vermögenslage des Unternehmens zu geben, sämtliche Geschäftsvorgänge festzuhalten und nachvollziehen zu können sowie den Unternehmenserfolg zu ermitteln.

Wer ist buchführungspflichtig?

Eine spannende Frage, die du vielleicht als Selbstständiger ebenfalls zu Beginn deiner Tätigkeit gestellt hast, besteht darin, wer eigentlich buchführungspflichtig ist. Dies ist im Detail im Handelsgesetzbuch geregelt, genauer gesagt im Paragraph 238. Dort steht zum Beispiel, dass jeder Kaufmann die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung einhalten muss und daher buchführungspflichtig ist. Kaufmann wiederum ist in Deutschland nach HGB, wer zum einen ein Handelsgewerbe betreibt und daher zum anderen Gewerbetreibender ist.

Wenn von der Pflicht zur Buchführung gesprochen wird, dann ist damit in der Regel die doppelte Buchführung gemeint. Freiberufler hingegen können eine sogenannte einfache Buchführung durchführen, indem sie eine einfache Überschussrechnung erstellen. Die Pflicht zur doppelten Buchführung haben im Prinzip alle Kapitalgesellschaften, insbesondere:

Darüber hinaus unterliegen auch sämtliche Gewerbetreibende, die im Handelsregister eingetragen sind und die festgelegten Einkommensgrenzen überschreiten, der Buchführungspflicht. Die besagte Einkommensgrenze beinhaltet, dass insbesondere Kleingewerbe-Betriebe erst ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro oder eines jährlichen Gewinns von 60.000 Euro der Pflicht zur Buchführung unterliegen.

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Im Zusammenhang mit der Buchführung wird häufig von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung, kurz GoB, gesprochen. Dort werden sämtliche wichtige Regeln für die gesamte Buchführung beschrieben, wobei eine Herleitung aus dem Praxisalltag und Gesetzen stattfindet. Gleichermaßen ist die GoB eine wichtige Basis für die Buchführung eines Unternehmens. Sie besteht zum Teil aus Richtlinien, die sich in der Form ebenso im HGB wiederfinden.

Ein zweiter Teil der GoB beinhaltet Regeln, die in der Form vor allem aus dem Praxisalltag hergeleitet wurden. Im Hinblick auf die Stellung von Rechnungen und deren Prüfungen sind im Rahmen der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung insbesondere die folgenden Regeln definiert:

Die Vollständigkeit beinhaltet zum Beispiel, dass die gesamte Buchführung keine Lücken aufweisen darf, sondern vollständig sein muss. Mit Richtigkeit und Willkürfreiheit ist gemeint, dass sämtliche Geschäftsvorfälle tatsächlich in der Form stattgefunden haben müssen und es zudem möglich ist, diese aus den entsprechenden Geschäftsbüchern des Unternehmens herzuleiten. Die Vorgabe der Ordnungsmäßigkeit beinhaltet vor allem, dass die Verbuchung der Geschäftsvorfälle chronologisch und möglichst zeitnah stattfinden muss.

Welche Bücher gibt es in der Buchführung?

Die Buchführung basiert auf sogenannten Büchern, die nach § 238 HGB Vorschrift sind. Im Rahmen der Buchführung wird zwischen den folgenden drei Arten unterschieden:

Das Grundbuch bzw. das Journal hat die Aufgabe, alle stattgefundenen Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge zu ordnen. Dabei ist jeder Geschäftsvorfall zu erfassen, und zwar mit einer laufenden Nummer, dem Datum, dem Betrag, den zugeordneten Soll- und Haben-Konten sowie unter Umständen Erläuterungen zum entsprechenden Geschäftsvorfall.

Im zweiten Buch der Buchführung, nämlich dem Hauptbuch, werden sämtliche Sachkonten zusammengefasst. Dort findet die Verbuchung einzelner Geschäftsvorfälle im entsprechenden Konto statt. Das Hauptbuch ist gleichermaßen die Grundlage für die Erstellung der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung.

Das dritte Buch in der Buchführung ist das Nebenbuch. Davon gibt es allerdings nicht nur eins, sondern in der Regel existieren meistens mehrere Nebenbücher. Deren wesentliche Aufgabe besteht darin, eine Erläuterung zu bestimmten Hauptbuchkonten vorzunehmen. Zu den Nebenbüchern, die in zahlreichen Unternehmen in der Praxis genutzt werden, zählen insbesondere das Kontokorrentbuch, das Kassenbuch oder auch das Warenbuch.

Die zwei Arten der Buchführung: einfache und doppelte Buchführung

Wie bereits kurz erwähnt, gibt es im Zuge der Buchführung zwei Systeme, nämlich zum einen die einfache und zum anderen die doppelte Buchführung. Die wesentlichen Unterschiede zwischen diesen zwei Systemen der Buchführung möchten wir im Folgenden kurz erläutern.

Inhalt der einfachen Buchführung ist es, dass ausschließlich Zu- und Abgänge in zeitlicher Reihenfolge verbucht werden müssen, meistens im Rahmen des Kassenbuches, des Tagebuches, des Wareneingangsbuches und des Geschäftsfreundebuches. Im Rahmen der einfachen Buchführung wird der Erfolg ermittelt, indem Vermögen zu Beginn und am Ende der entsprechenden Rechnungsperiode gegenübergestellt werden. Dementsprechend ist es mit der einfachen Buchführung nicht möglich, den Grund für den zustande gekommenen Erfolg zu ermitteln.

Dies ist bereits ein wesentlicher Unterschied zur doppelten Buchführung, denn dort wird der Erfolg auf doppelte Art und Weise festgestellt. Zum einen geschieht dies auf Grundlage der Bilanz und zum anderen auf Basis der Erfolgsrechnung. Der große Vorteil besteht darin, dass so kontrolliert werden kann, dass das ausgewiesene Ergebnis korrekt berechnet wurde. Die grundlegende Annahme der doppelten Buchführung ist in dem Zusammenhang, dass jeder Posten, der zu einer Veränderung in der Bilanz führt, einen zweiten Posten verändern muss, der sich ebenfalls in der Bilanz befindet.

Welche Konten gibt es in der Buchführung?

Innerhalb der Buchführung gibt es mehrere Kontenarten, nämlich:

Darüber hinaus existieren Kontenrahmen und Kontenplan. Auf diese Elemente der Buchführung möchten wir im Folgenden noch etwas näher eingehen.

Bestandskonten

Eine große Gruppe von Konten sind in der Buchführung die Bestandskonten. Hier gibt es sowohl Aktiv- als auch Passivkonten. Aus dem Grund sind die Bestandskonten die wohl wichtigste Grundlage für die spätere Erstellung der Bilanz, die bekanntlich ebenfalls in Aktiv- und Passiv-Positionen aufgeteilt ist.

Erfolgskonten

Eine zweite Gruppe sind die Erfolgskonten, die sich wiederum in Aufwands- und Ertragskonten splitten. Beschrieben werden auf den Erfolgskonten in erster Linie Vorgänge, die eine Auswirkung auf den Erfolg des Unternehmens haben. Damit ist nicht lediglich der Gewinn gemeint, sondern eventuelle Verluste werden ebenfalls auf den entsprechenden Erfolgskonten verbucht.

Sach- und Personenkonten

Eine dritte Kontengruppe sind die Sach- und Personenkonten. Auf den Sachkonten werden insbesondere Forderungen sowie Verbindlichkeiten und Leistungen verbucht, die aus Lieferungen entstanden sind. Auf den Personenkonten findet die Verbuchung von Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Kreditoren bzw. Debitoren statt.

Kontenrahmen und Kontenplan

Ebenfalls häufig verwendet werden die Bezeichnungen Kontenrahmen und Kontenplan. Dabei werden im Zuge des Kontenrahmens sämtliche Konten aufgelistet, die im Rahmen der Buchführung Relevanz haben und sich auf einen Wirtschaftszweig beziehen. Dabei existiert ein sogenannter Standardkontenrahmen, der allerdings im Hinblick auf die individuellen Anforderungen des Unternehmens durchaus angepasst werden kann. Der Kontenplan ist demgegenüber ein Verzeichnis, welches sämtliche Konten beinhaltet, welche vom Unternehmen im Zuge der Buchführung Verwendung finden.

Inventur, Inventar und die Bilanz

Im Wesentlichen wird die ordnungsgemäße Buchführung auch deshalb durchgeführt, damit das Unternehmen darüber informiert ist, welche Vermögensgegenstände es auf der einen Seite besitzt und welche Verbindlichkeiten bestehen. Daher wird in regelmäßigen Abständen eine Inventur vorgenommen, die jedoch nur dann stattfinden kann, wenn vorher eine ordnungsgemäße Buchführung durchgeführt wurde. Dies gilt ebenfalls für die Aufnahme des Inventars, welches ohnehin die Basis für die Bilanz ist. Diese wiederum ist eine Art Kurzfassung, die das Inventar auf den entsprechenden Konten ohne die Angabe von Mengen widerspiegelt.

 

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