Buchhaltung – das solltest du wissen!

 

Die Buchhaltung gliedert sich in zahlreiche Teilbereiche, wie zum Beispiel in die Finanzbuchhaltung, die Debitoren-Buchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Lohnbuchhaltung und die Kosten- und Leistungsrechnung. Größere Unternehmen haben daher ihre Buchhaltung dementsprechend untergliedert. Was genau eine Buchhaltung ist und wie die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung aussehen, das erläutert der folgende Ratgeber.

Was ist Buchhaltung?

Mit dem Begriff Buchhaltung wird die Abteilung des Unternehmens bezeichnet, in der die Buchführung abgewickelt wird. Deren Aufgabe ist die chronologische und systematische Erfassung der Geschäftsvorfälle. Außerdem werden hier Wertveränderungen erfasst und Lohnzahlungen durchgeführt. Am Ende des Geschäftsjahres steht dann der Jahresabschluss an.

Dieser liefert alle wichtigen Daten, die Grundlage für die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung (GUV) und der Bilanz sind. Außerdem dient der Jahresabschluss dazu, die folgenden Steuerarten zu ermitteln:

Während des laufenden Geschäftsjahres tätigt die Buchhaltung beim Finanzamt die Umsatzsteuervoranmeldung und bucht alle Geschäftsvorfälle. Mit einer korrekten Buchführung kannst du Schwachstellen im Unternehmen aufdecken, außerdem gibt sie dir Informationen über die Liquidität.

Unter bestimmten Bedingungen sind Unternehmen zur Buchführung verpflichtet, während (abhängig von der Geschäftsform) bei manchen Unternehmen auch die Einnahme- und Überschussrechnung ausreicht.

Sind Buchhaltung und Buchführung das Gleiche?

Buchführung ist die lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Um die Buchung dieser Aufzeichnungen kümmert sich die Abteilung Buchhaltung. Somit ist die Buchführung ein Teil des Rechnungswesens, das zum Beispiel die Gewinn- und Verlustrechnung erstellt oder Umsatzsteuervoranmeldungen.

Wer ist buchführungspflichtig?

Im HGB (Handelsgesetzbuch) Paragraf 238 ist genau geregelt, wer buchführungspflichtig ist. Jeder Kaufmann muss die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Buchführung einhalten. Im Sinne des HGBs Paragraph 1 ist derjenige Kaufmann, der ein Handelsgewerbe betreibt und somit jeder Gewerbebetrieb.

Kleingewerbe-Betriebe unterhalb eines Jahresumsatzes von 600.000 Euro oder eines Jahresgewinns unterhalb von 60.000 Euro unterliegen nicht der Buchführungspflicht. Die Buchführungspflicht beginnt bei Überschreiten dieser Grenzen dauerhaft ab dem folgenden Wirtschaftsjahr. Dahingegen sind zum Beispiel Freiberufler nicht zu einer Buchführung verpflichtet, sie können durch Ermittlung des Betriebsergebnisses die “einfache Buchführung” mit einer einfachen Überschussrechnung nutzen.

Warum ist Buchhaltung wichtig?

Das Rechnungswesen ist eine sehr wichtige Informationsquelle in einem Unternehmen. Denn dieses spiegelt die Vermögens-, Liquiditäts- und Ertragssituation wider. Diese Grundlage ist sehr wichtig, wenn du die Zukunft eines Unternehmens planen möchtest. Anhand dieser Kennzahlen kannst du zum Beispiel ein Angebot gestalten, die Preise planen oder überlegen, welche Investition demnächst sinnvoll ist.

Die Buchführung liefert die Zahlen für das betriebliche Rechnungswesen. Wichtig ist, dass diese Zahlen immer aktuell sind. Dann können die folgenden Informationen daraus gewonnen werden:

Bis zu welchem Einkommen ist man nicht buchführungspflichtig?

Für Geschäftsjahre, die spätestens am 31.12.2015 begonnen haben, gilt die neue HGB Paragraph 241a. Davor galten am Tage des Abschlusses von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren ein Umsatz von nicht mehr als 500.000 Euro und ein Gewinn von nicht mehr als 50.000 Euro als von der Buchführungspflicht befreit.

Nach dem 31.12.2015 wurden diese Schwellenwerte um 20% angehoben, sodass auch größere Unternehmen von der Buchhaltungspflicht befreit sein können. Die neuen Werte betragen nun 600.000 Euro Umsatz im Kalenderjahr und 60.000 Euro Gewinn im Jahr.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Eine einfache Buchführung ist, wie der Name schon aussagt, wesentlich einfacher zu erstellen als die doppelte Buchführung. Unter einer einfachen Buchhaltung ist eine Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben zu verstehen, die nach dem Datum sortiert werden.

Bei der doppelten Buchhaltung werden hingegen die Einnahmen und Ausgaben jeweils zweimal erfasst, daher wird auch von „doppelt“ gesprochen. Zunächst einmal findet eine Erfassung auf dem Konto statt, auf dem die Bewegung stattgefunden hat, wie zum Beispiel in der Kasse oder in der Bank. Außerdem musst du erfassen, um welche Einnahmenart oder Ausgabenart es sich gehandelt hat, wie zum Beispiel ein Einkauf oder Telefonkosten.

Was ist der Unterschied zwischen einem Jahresabschluss und einer Bilanz?

Die Bilanz ist ein Teil des Jahresabschlusses, den Gewerbetreibende und Kaufleute gemäß den Handels- und Steuergesetzen während des Jahresabschlusses einmal jährlich erstellen müssen. Damit ist ein Bild der Ertrags-, Finanz- und Vermögenslage möglich. Das Handelsgesetzbuch regelt, aus welchen Bestandteilen der Jahresabschluss bestehen muss.

Dies ist von der Rechtsform abhängig. So müssen zum Beispiel Personengesellschaften und Einzelkaufleute eine Bilanz sowie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen. Bei einer GmbH und einer AG muss der Jahresabschluss auch zusätzlich noch detaillierte Erläuterungen enthalten und Kapitalgesellschaften müssen einen Lagebericht erstellen.

Welche Unterschiede gibt es bei der Buchhaltung?

Generell muss zunächst einmal unterschieden werden, ob du umsatzsteuerpflichtig bist oder ob du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch genommen hast. Dies kannst du immer dann, wenn du im ersten Geschäftsjahr einen Umsatz generiert hast, der die Summe von 17.500 Euro nicht übersteigt. Im darauffolgenden Jahr darf der Umsatz die Grenze von 50.000 Euro nicht übersteigen. Wenn du diese Werte einhältst, kannst du eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht beanspruchen.

Die sogenannte Kleinunternehmerregelung bringt eine Vereinfachung im Umsatzsteuerrecht mit sich. Wenn du diese Regelung in Anspruch nimmst, musst du keine Mehrwertsteuer in deinen Rechnungen ausweisen und abführen, kannst dafür aber im Gegenzug auch keine Vorsteuer einbehalten. Die meisten Kleinunternehmer erledigen eine einfache Buchführung in Form der Einnahmenüberschussrechnung. Freiwillig kannst du natürlich auch die doppelte Buchführung nutzen.

Außerdem muss nach dem Typ der Buchhaltung unterschieden werden, denn es gibt die einfache Buchführung und die doppelte Buchführung. Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, ist zum einen von der Unternehmensform abhängig, zum anderen aber auch wieder von gewissen Umsatzgrenzen.

Welche Buchführung muss eine GmbH erstellen?

Die Buchführungspflicht geht aus dem Paragraphen 140 der Abgabenordnung sowie dem Paragraphen 238 des Handelsgesetzbuches hervor. Zur doppelten Buchführung sind zum Beispiel Kapitalgesellschaften verpflichtet.

Dazu gehören die GmbH und die AG. Sie müssen kraft Gesetz ihre Geschäftsvorgänge gemäß den Prinzipien der doppelten Buchführung erfassen. Auch Unternehmen, die ein Handelsgewerbe betreiben oder Einzelunternehmen sind, müssen unter bestimmten Umständen die doppelte Buchführung durchführen.

Was bedeutet eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung?

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung arbeitet nach dem folgenden Prinzip:

Einnahmen – Ausgaben = Gewinn/Verlust

Diese Gewinnermittlungsart berücksichtigt das Zufluss- und Abflussprinzip. Ausschlaggebend für den Zeitpunkt der Berechnung des Geschäftsvorfalls ist der Zeitpunkt, in dem die tatsächliche Einnahme bzw. Ausgabe geschehen ist. Damit kommt es nicht darauf an, wann die Verpflichtung entstanden ist, sondern vielmehr darauf, wann die Zahlung erfolgt ist. Diesem Prinzip folgt auch die Soll- und Istbesteuerung.

Was ist der Unterschied zwischen Soll- und Istbesteuerung?

Die beide Begriffe Sollversteuerung und Istversteuerung geben an, wann die Umsatzsteuer bei Einnahmen versteuert werden muss. Bei der Sollversteuerung erfolgt eine Versteuerung nach vereinbarten Entgelten. Dahingegen bedeutet eine Istversteuerung, dass die Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten erfolgt.

Das bedeutet, dass im Falle einer Soll-Versteuerung die Umsatzsteuer bereits mit Erstellung der Rechnung fällig wird, während die Steuer bei der Istversteuerung erst mit Geldeingang fällig ist. Daher ist die Istversteuerung für das Unternehmen günstiger, da du die Umsatzsteuer nicht vorlegen musst.

Unter bestimmten Voraussetzungen kannst du zur Istversteuerung optionieren. Allerdings musst du bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen einhalten:

Unternehmen, die hingegen eine vereinfachte Gewinnermittlung durch eine Einnahme- und Überschussrechnung durchführen, nutzen das Zufluss- und Abflussprinzip. Das bedeutet, dass Einnahmen erst bei Geldeingang für die Steuer wirksam werden. In diesem Fall muss demnach die Istversteuerung nicht beantragt werden.

Was sind die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung?

Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) beschreiben alle allgemeingültigen Regeln für die Buchführung. Hergeleitet werden sie aus der Praxis, der Wissenschaft und aus Gesetzen. Die GoB bildet die Grundlage für die unternehmerische Buchführung. Sie besteht teilweise aus Richtlinien, die im Handelsgesetzbuch festgelegt sind. Ein anderer Teil besteht aus Regeln, die sich aus der Praxis abgeleitet haben.
Hinsichtlich der Rechnungsstellung und Prüfung existieren die folgenden Regeln:

Welche Arten von Büchern gibt es in der Buchhaltung?

Wer buchführungspflichtig ist, muss gemäß Paragraph 238 Handelsgesetzbuch über seine Geschäfte und sein Vermögen sowie seinen Schulden Buch führen. Dabei wird prinzipiell zwischen drei verschiedenen Bucharten unterschieden:

1. Grundbuch/Journal

Das Journal oder Grundbuch ist sehr wichtig, um einen Beleg verfolgen zu können. Die Anordnung ist chronologisch und es sind zu jedem Geschäftsfall bestimmte Daten ersichtlich:

Zu den Grundbüchern zählen zum Beispiel Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsbücher oder Kassenbücher.

2. Hauptbuch

Im Hauptbuch sind alle Sachkonten enthalten, deren Abschluss die Bilanz ergibt bzw. die Gewinn- und Verlustrechnung. Im Hauptbuch werden die Buchungen aus dem Journal übertragen. Das bedeutet, dass das Journal Vorlage für die Buchung im Hauptbuch ergibt.

Wie die Konten im Hauptbuch gestaltet sind, unterliegt den verwendeten Kontenrahmen. Es gibt verschiedene Kontenrahmen, manche sind branchenspezifisch, andere unterscheiden sich in der Gestaltung.

Dem Unternehmen ist freigestellt, welche Kontenrahmen es verwendet. Am häufigsten vertreten sind:

3. Nebenbuch

Die Buchungen in Nebenbücher unterstützen das Journal und das Hauptbuch. Da im Hauptbuch nur kurze Angaben gemacht werden, sind die Nebenbücher dementsprechend ausführlicher. Zu den Nebenbüchern gehören zum Beispiel das Warenbuch (Ein- und Ausgänge der Waren) oder das Kontokorrentbuch (Konten der Kunden und Lieferanten mit den Kontoständen).

Welche Kontenarten unterscheidet man?

Generell lässt sich die doppelte Buchführung in vier verschiedene Kontenarten unterteilen:

Vereinfacht gesagt bilden die Bestandskonten die Grundlage für die Bilanz und die Erfolgskonten für die Gewinn- und Verlustrechnung.

Was bedeutet Soll und Haben?

Die Begriffe Soll und Haben bilden in der Buchführung die Basis und bezeichnen die beiden Seiten in einem Konto. In der Buchführung ist festgelegt, welche Einträge im Haben und welche im Soll vorgenommen werden.

Jeder Geschäftsvorfall wird in der Buchhaltung in einem Buchungssatz auf jeweils zwei Konten abgebildet. Dabei teilt sich der Buchungssatz in jeweils eine Buchung im Soll und eine im Haben auf. Die beiden Buchungen liegen somit auf einer jeweils anderen Seite.

So werden zum Beispiel Aufwendungen im Soll auf einem Passivkonto gebucht. Eine Sollbuchung auf einem Aktivkonto hingegen erfasst zum Beispiel einen Zahlungseingang. Ein Haben-Eintrag auf einem Ertragskonto bezeichnet einen Ertrag und eine Haben-Buchung auf einem Bestandskonto eine Zahlung.

Was ist ein Buchungssatz?

In einem Unternehmen muss jeder Geschäftsvorgang schriftlich in der Buchhaltung festgehalten werden. Dies wird Kontierung oder Buchung genannt. Die Kontierung beschreibt, auf welche Konten die Beträge der Buchführung gebucht werden. Dabei handelt es sich demnach um eine schriftliche Buchungsanweisung.

Der Geschäftsfall wird auf mindestens zwei Konten gebucht. Dabei wird immer eine Buchung im Soll und eine im Haben vorgenommen. Ein einfacher Buchungssatz lautet daher:

Soll an Haben Betrag von x Euro

Zuerst wird das Soll-Konto genannt, in dem links gebucht wird, danach wird das Konto aufgeführt, auf dem im Haben rechts gebucht wird. Der Betrag, der auf die jeweiligen Konten in gleicher Höhe gebucht wird, wird zum Schluss angegeben.

Wie korrigiert man einen falschen Buchungssatz?

Eine Korrektur von einem falschen Buchungssatz unterliegt ganz strengen Kriterien, denn der Gesetzgeber verlangt, dass Buchungen nicht einfach verändert oder gelöscht werden dürfen. Stattdessen müssen sie in Form von einer Korrekturbuchung rückgängig gemacht werden. Das gehört zu den Grundprinzipien der ordnungsgemäßen Buchführung.

In der Praxis bedeutet das, dass der Buchungssatz ein zweites Mal geschrieben wird, dieses Mal allerdings mit vertauschten Kontoangaben. Damit diese Korrekturbuchung auch später noch nachvollziehbar ist, hat es sich bewährt, hier einen entsprechenden Hinweis zu setzen, wie zum Beispiel “Stornobuchung”.

Sollte die Buchung allerdings noch nicht durch die Software im Journal übertragen worden sein, ist es möglich, die falsche Buchung auch direkt zu beseitigen. Erst nach Abschluss und demnach Übertragung im Journal oder wenn die Buchung bereits in der Umsatzsteuervoranmeldung enthalten ist, darf der Buchungssatz nicht einfach verändert werden, sondern muss mit einer Stornobuchung erfolgen.

Was sind die Aufgaben der Buchhaltung?

Zu den wichtigsten Aufgaben der Buchhaltung gehört es, dass alle Geschäftsvorfälle erfasst werden. Einige Unternehmen müssen zudem besondere Bücher führen, wie zum Beispiel Recyclingunternehmen. Die Hauptaufgabe einer jeden Buchhaltung ist es, systematisch und chronologisch alle Wertveränderungen des Unternehmens in einem bestimmten Abrechnungszeitraum zu erfassen.

Die Buchhaltung liefert zudem die Grundlage für die Berechnung des Gewinns, außerdem liefert sie Daten für betriebliche Statistiken oder Kennzahlen für die Bilanz. Sie dient auch der Organisation der Belege und der Inventur.

Der Jahresabschluss ist das wichtigste Element der Buchhaltung. Denn er bildet die Grundlage für die Berechnung der Steuern, wie zum Beispiel der Körperschaftsteuer, der Gewerbesteuer oder der Einkommensteuer.

 

 

Wie erstellt man eine Gewinn- und Verlustrechnung?

Wie eine Gewinn- und Verlustrechnung aussehen muss, ist gesetzlich nicht geregelt. Dabei kannst du dich aber an die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung halten. Wichtig ist, dass die Berechnung klar und übersichtlich ist. Natürlich muss sie auch vollständig sein.

Lediglich bei Kapitalgesellschaften ist die Staffelform gesetzlich vorgeschrieben. Die anderen Unternehmen können frei wählen zwischen der Kontenform und der Staffelform.

Wie erstellt man eine Bilanz?

Bei der Bilanz handelt es sich um eine Gegenüberstellung des Vermögens und der Schulden zu einem bestimmten Stichtag. Die Bilanz ist aufgeteilt in eine Aktivseite und eine Passivseite. Auf der Aktivseite, die sich links befindet, wird das Vermögen des Unternehmens dargestellt, auf der rechten Passivseite das Eigen- und Fremdkapital.

Grundsätzlich muss die Summe der Aktivseite der Summe der Passivseite entsprechen. Auch das Inventar ist für die Bilanz wichtig. Im Inventar werden alle Vermögenswerte und Schulden aufgeführt. Dazu gehören zum Beispiel auf der Aktivseite Forderungen, Bargeldbestände und Grundstücke oder andere Vermögenswerte. Auf der Passivseite wird das Eigen- und Fremdkapital eingetragen.

Was muss ich beim Schreiben einer Rechnung beachten?

Beim Schreiben der Rechnung musst du einige Dinge beachten, die der Gesetzgeber vorschreibt. Die folgenden Mindestanforderungen gelten aber nicht für Kleinbetragsrechnungen bis zu 250 Euro:

1. Name und Anschrift

Name und vollständige Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers.

2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identnummer

Eine der beiden Angaben ist Pflichtangabe.

3. Ausstellungsdatum

Auch das Ausstellungsdatum der Rechnung ist unverzichtbar.

4. Rechnungsnummer

Auf allen Rechnungen musst du eine fortlaufende Nummer vermerken. Es sind auch Kombinationen mit Buchstaben erlaubt.

5. Menge und Art bzw. Umfang und Art

Die gelieferten Produkte bzw. die ausgeführten Leistungen müssen eindeutig identifizierbar beschrieben werden.

6. Zeitpunkt der Lieferung und Leistung

Es reicht, wenn an dieser Stelle der Monat angegeben wird.

7. Erhaltene Anzahlungen

Wenn Anzahlungen für diese Lieferung oder Leistung erhalten wurden, müssen diese auf der Rechnung vermerkt und abgerechnet werden.

8. Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag

In der Rechnung müssen immer das berechnete Entgelt, der Steuersatz und der Steuerbetrag ausgewiesen werden. Auch wenn Steuerfreiheit besteht, muss explizit darauf hingewiesen werden.

9. Vereinbarte Entgeltminderungen

Wurden Entgeltminderungen, wie zum Beispiel Boni, Rabatte oder Skonti vereinbart, müssen diese in deiner Rechnung angegeben werden. Es reicht zum Beispiel der Hinweis auf die Abzugsmöglichkeit von beispielsweise 3% Skonto bei einer Zahlung bis zu einem bestimmten Tag oder innerhalb einer vorgegebenen Frist.

Was benötige ich für die Buchhaltung?

In der Buchhaltung muss für jede Buchung ein Beleg vorhanden sein. Das zeigt dir bereits, was für eine Buchhaltung benötigt wird: ein durchdachtes Ablagesystem. Denn du musst bei einer späteren Steuerprüfung jeden Beleg wiederfinden können.

Warum hat sich die Buchhaltungssoftware (elektronische Buchhaltung) bewährt?

Eine elektronische Buchhaltung mittels Software hat verschiedene Vorteile. Zum einen vereinfacht sie die Buchführung erheblich, zum anderen erleichtert sie auch die erforderlichen Meldungen. So sind Unternehmen mit der doppelten Buchführung verpflichtet, monatlich oder vierteljährlich beim Finanzamt eine Umsatzsteuervoranmeldung vorzunehmen.

Die Software erstellt zudem auf Knopfdruck die Einnahmenüberschussrechnung oder die Bilanz und den Jahresabschluss. Generell hast du als Unternehmer zwei Möglichkeiten: du übergibst die Buchführung entweder an ein Buchhaltungsbüro oder an einen Steuerberater.

Oder aber du nutzt Software und erledigst deine Buchhaltung selbst. Die Buchführung durch einen Fachmann ist nicht ganz preiswert, dafür ist es aber auch nicht erforderlich, das Rechnungswesen zu verstehen.

Fazit

Für die Buchführung ist ein gewisses Fachwissen erforderlich, auch wenn moderne Software inzwischen viele Buchhaltungsaufgaben automatisiert und unterstützt. Egal ob du nun die Buchhaltung von einem Fachmann erledigen lässt oder es selbst machst: du musst natürlich gewisse Grundkenntnisse besitzen, bevor du loslegen kannst.

Dabei ist es wichtig, dass du die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung einhältst und dich an die gesetzlichen Vorschriften hältst. Außerdem musst du die Fristen im Auge behalten und alles pünktlich an das Finanzamt senden, wie zum Beispiel deine Umsatzsteuervoranmeldungen.

Mit einer aktuellen Buchführung hältst du nicht nur die Gesetze ein, sondern du hast alle Daten, die du für strategische Entscheidungen benötigst. Zum Beispiel deine Geschäftszahlen, die Übersicht über deinen Umsatz oder die betriebswirtschaftlichen Auswertungen.

 

Bildquelle: pixabay.com / stevepb