Change-Management: Mut zur Veränderung im Unternehmen

In unserem Beitrag erfährst du unter anderem, worum es sich beim Change-Management handelt. Ferner gehen wir darauf ein, warum es im Unternehmen überhaupt Veränderungen braucht, was die Ziele des Change-Managements sind, welche Instrumente zum Einsatz kommen und welche Inhalte das Veränderungsmanagement im Detail hat.

Was ist das Change-Management?

Mit dem Begriff Change-Management werden deutliche Veränderungen innerhalb eines Unternehmens bezeichnet, die sich auf Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen beziehen.

Mit der alternativen Bezeichnung Veränderungsmanagement werden sämtliche Aufgaben und Maßnahmen zusammengefasst, die innerhalb eines Unternehmens zu inhaltlich weitreichenden Veränderungen führen.

Das Change-Management beinhaltet meistens, dass neue Strategien, Systeme oder Prozesse umgesetzt werden. Im Wesentlichen geht es beim Change-Management darum, die anstehenden Veränderungen zu planen und anschließend gezielt und möglichst effektiv umzusetzen.

Aus dem Grund ist es die wesentliche Aufgabe des Veränderungsmanagements, aktiv und gezielt sowie möglichst wirkungsvoll bestimmte Prozesse anzupassen bzw. umfassend zu verändern. Dabei ist eine gute Planung wichtig, innerhalb derer Einzelschritte aufgeführt sind, wie die gesamte Umsetzung der Veränderungen durchgeführt werden soll.

 

Innerhalb des Change-Managements wird somit eine strategische Ausrichtung umgesetzt, wobei die folgenden Punkte zur Anwendung gelangen:

Dem Change-Management geht normalerweise eine grundlegende, strategischen Neuausrichtung der Firma aus. Daher ist es meistens nicht ausreichend, lediglich eine neue Strategie umzusetzen, sondern es müssen tiefgreifende Veränderungen im Unternehmen durchgeführt werden.

Wie wird das Change-Management definiert?

Wer sich noch nicht mit dem Thema Change-Management beschäftigt hat, für den sind Definitionen eine Hilfe. Aus dem Grund wird das Veränderungsmanagement häufig anhand folgender Punkte definiert:

Warum wird Change-Management benötigt?

Vielleicht stellst du dir die Frage, warum es innerhalb eines Unternehmens überhaupt zu größeren Veränderungen kommen muss und daher ein Change-Management benötigt wird.

Zwar möchten Firmen oft größere Veränderungen solange es geht vermeiden, aber meistens kommt das Unternehmen letztendlich nicht an gravierenden Änderungen vorbei. Das ist vor allem darauf zurückzuführen, dass sich Marktgegebenheiten verändern, neue Techniken genutzt werden müssen oder sich einfach die Branche einem Wandel unterzieht.

Damit die entsprechenden Herausforderungen auch zukünftig gemeistert werden können, ist das aktive Veränderungsmanagement notwendig. In der Praxis gibt es eine ganze Reihe von Anlässen, die letztendlich die aktive Nutzung des Change-Managements auslösen können.

In dem Zusammenhang wird oft von strategischen Wendepunkten gesprochen, die zum Change-Management führen können:

Change Management: Strategische Wendepunkte

In all diesen Fällen sind gravierende Veränderungen notwendig, sodass das Veränderungsmanagement zum Einsatz kommen sollte und muss.

Was sind die Ziele beim Change-Management?

Das Hauptziel besteht beim Change-Management darin, das Verhalten der Mitarbeiter inklusive der Geschäftsführung im Unternehmen zu verändern. Grund dafür können mehrere Anlässe sein, wie zum Beispiel die Einführung eines neuen IT-Systems.

Eine weitere Aufgabe besteht beim Veränderungsmanagement darin, dass vor allem den Mitarbeitern gezeigt wird, dass die Veränderungen für sie – zumindest zum größten Teil – positiv sind. Es geht also unbedingt auch darum, die Mitarbeiter zu motivieren, damit die geplanten Veränderungen nicht abgelehnt werden.

Darüber hinaus ist es ein wesentliches Ziel des Change-Managements, dass die geplanten Veränderungen gut strukturiert und möglichst effektiv von allen Mitarbeitern sowie auf der Führungsebene umgesetzt werden.

Zudem sollen möglichst geringe Kosten entstehen, damit die geplanten, positiven Effekte der Veränderungen möglichst schnell auch in monetärer Hinsicht eintreten können.

Welche Instrumente hat das Veränderungsmanagement?

Im Rahmen des Change-Managements gibt es eine Reihe von Instrumenten, die in der Praxis zum Einsatz kommen können. Dazu gehören insbesondere:

Instrumente des Change Managements

Es geht bei den einzelnen Instrumenten also vor allem darum, zunächst die Probleme zu identifizieren, eine Verbesserung mit den entsprechenden Zielen zu planen, die Konzeption umzusetzen und anschließend das Ergebnis zu kontrollieren.

Was sind häufige Anlässe für ein Veränderungsmanagement?

Es gibt eine Reihe von Auslösern, die im Unternehmen dazu führen, dass das Change-Management zum Einsatz kommt. Neben den bereits angesprochenen sind es vor allen Dingen die folgenden auslösenden Aspekte:

Was hat Change-Management mit Projektmanagement zu tun?

Da innerhalb des Veränderungsmanagements umfangreiche Planungen erforderlich sind, handelt es sich bei der Umsetzung um ein großes Projekt. Aus dem Grund hat das Change-Management viel mit einem Projektmanagement zu tun.

Daher wird in vielen Fällen auch vom sogenannten Change-Projekt gesprochen, welches normalerweise in verschiedene Schritte aufgeteilt wird:

Change Projekt Schritte

Im ersten Schritt musst du also feststellen, in welchen Bereichen in deinem Unternehmen ein Bedarf an Veränderungen besteht. Anschließend werden die notwendigen Veränderungen in die Wege geleitet. Dazu gehört die Planung mit der anschließenden Durchführung und Überwachung der vorgenommenen Veränderungen.

Im letzten Schritt sollte eine Nachbereitung erfolgen, die vor allem beinhaltet, ob die geplanten Veränderungen zielgerichtet durchgeführt worden sind und ob es vielleicht an der einen oder anderen Stelle Probleme gegeben hat.

Vorbereitung der Change-Projekte im Rahmen des Veränderungsmanagements

Das Change-Management mit seinen weitreichenden Veränderungen kann sowohl für die Unternehmensführung als für die einzelnen Mitarbeiter zu einer Belastung werden und aufgrund negativer Erwartungen seitens der Angestellten zu Konflikten führen. Deshalb ist eine möglichst intensive Planung von großer Bedeutung.

Die Planung sollte unter anderem auch die Überwachung von Kennzahlen beinhalten sowie die Ergebnisse, die das Risikomanagement liefert. Besonders beachtet werden sollten bei der Planung die Interessen der sogenannten Stakeholder.

Dabei handelt es sich im Prinzip um alle Personen, die auf gewisse Weise mit dem Unternehmen verbunden sind und daher davon ausgehen, dass die Firma auch in vielen Jahren noch erfolgreich sein wird. Zu den Stakeholdern gehören unter anderem:

Stakeholder im Unternehmen

Insbesondere diese Stakeholder tragen häufig Anforderungen und Wünsche an das Unternehmen heran, die durchaus im Rahmen der Umfeldanalyse beim Change-Management zumindest mit einbezogen werden sollten. Zu den häufigsten Ansprüchen und Forderungen zählen:

Die Durchführung der Change-Projekte

Nach der Planung geht es an die Durchführung der jeweiligen Change-Projekte. Allerdings scheitern die Projekte in der Praxis nicht selten, was unter anderem an einer mangelhafter Planung liegt oder dass wichtige Faktoren nicht berücksichtigt wurden.

Entscheidend ist vor allem, dass möglichst alle dem Unternehmen zugehörigen Personen aktiv bei den Veränderungen mitwirken. Zudem ist es sinnvoll, einzelne Mitarbeiter explizit mit der Durchführung der jeweiligen Prozesse im Rahmen des Veränderungsmanagements zu beauftragen.

Daher sind es insbesondere die folgenden Personenkreise, die in die Maßnahmen mit einbezogen werden sollten und maßgeblich zum Erfolg der Change-Projekte beitragen können:

Die tragende Kraft bei der Umsetzung dessen, was im Rahmen des Change-Managements geplant wurde, ist die Führungsebene. Damit sind insbesondere die Gesellschafter, die Geschäftsleitung und das Management gemeint.

Wichtig ist, dass sämtliche Mitglieder der Führungsebene sich zu den geplanten Maßnahmen bekennen und möglichst voll dahinter stehen. Zudem müssen sie sich aktiv – auch gegenüber den Mitarbeitern – für die entsprechenden Maßnahmen einsetzen.

Das Empfinden der Angestellten ist in dem Zusammenhang sehr wichtig, damit diese erkennen, dass das Management an einen positiven Effekt der geplanten Veränderungen glaubt.

Ein ebenfalls sehr wichtiger Bestandteil für den Erfolg des Change-Managements ist die Projektleitung. Diese sollte im optimalen Fall umfangreiche Erfahrungen im Bereich Projektmanagement besitzen. Dazu gehört zum Beispiel, dass Probleme nicht nur schnell erkannt, sondern auch konsequent gelöst werden können.

Ebenfalls wichtig ist eine klare Strukturierung und nicht zu komplizierte Hierarchien, denn sonst kann die Umsetzung der entsprechenden Projekte ins Stocken geraten.

Ferner gehört es zu den Aufgaben der Projektleitung, dass eventuelle Konflikte schnell erkannt und gelöst werden. Darüber hinaus sollte den Mitarbeitern möglichst transparent dargelegt werden, worum es bei den Veränderungen geht und welche Auswirkungen diese haben.

Die dritte Hauptgruppe im Rahmen des Change-Managements ist das Projektteam. Dies beinhaltet sämtliche Mitarbeiter, die aktiv mit der Umsetzung der Veränderungen zu tun haben. Oftmals sind das vor allem Teamleiter und einige Fachabteilungen, die besonders in die durchzuführenden Veränderungen involviert sind.

Sehr gut geeignet dafür sind zum Beispiel Betriebsräte, die auch bei den Mitarbeitern Vertrauen genießen. Ferner ist es wichtig, dass kompetente Mitarbeiter Fortbildungen durchführen können, denn bei großen Veränderungen gibt es auch im täglichen Arbeitsbereich oft Umstellungen.

Welche Regeln sollten beim Change-Management eingehalten werden?

Ein Change-Management kann nur unter der Voraussetzung richtig funktionieren und die gewünschten Erfolge bringen, dass sich neben der Führungsebene auch möglichst jeder Mitarbeiter an die Vorgaben hält und vor allem davon überzeugt ist, dass die Veränderungen notwendig sind und letztendlich dazu dienen, den eigenen Arbeitsplatz zu sichern. Damit dies gelingt, sollten einige Regeln prinzipiell im Rahmen des Change-Managements eingehalten werden, wie zum Beispiel:

Regeln Change Management

Welche Methoden beinhaltet das Veränderungsmanagement?

Welche Methoden im Detail beim Change-Management zum Einsatz kommen, ist von mehreren Variablen abhängig. Dazu zählen beispielsweise die Branche, die geplante Veränderungen, das Fachwissen der Mitarbeiter oder auch das zur Verfügung stehende Budget.

In der Praxis gibt es in aller Regel einen Mix aus mehreren Methoden, denn das Change-Management besteht aus zahlreichen Instrumenten, die eingesetzt werden können. Insbesondere die folgenden Instrumente kommen im Rahmen des Veränderungsmanagements relativ häufig zum Einsatz:

Change-Management: Vom Kleinen zum großen Ganzen

Zwar beinhaltet das Change-Management umfangreiche Veränderungen im gesamten Unternehmen. Diese setzen sich allerdings aus vielen kleinen Bausteinen zusammen, denn nahezu jeder Arbeitsplatz ist von den geplanten Änderungen betroffen.

Typische Beispiele dafür, welche Auswirkungen die Pläne beim Veränderungsmanagement für den einzelnen Mitarbeiter haben können, sind:

Jeder einzelne Mitarbeiter ist also in größerem Umfang von den Änderungen betroffen, sodass ein gutes Veränderungsmanagement dementsprechend an nahezu allen Arbeitsplätzen ansetzt. Die Summe der Veränderung ergibt dann das große Ganze, sodass im Unternehmen selbst Neuerungen und Veränderungen mit tragender Reichweite umgesetzt werden.

Aus dem Grund kann ein Change-Management auch nur dann funktionieren, wenn sämtliche Mitarbeiter einbezogen werden. Die Arbeitnehmer sind sogar mit einer möglichst positiven Einstellung in hohem Maße daran beteiligt, ob das Change-Projekt erfolgreich in der Praxis umgesetzt werden kann oder nicht.

Kaum eine Führungsebene wird es schaffen, umfangreiche Veränderungen im Rahmen des Projektes ohne die Mitarbeit der Arbeitnehmer und gegen deren Willen durchzuführen. Es wichtig, dass ein möglichst gutes Zusammenspiel zwischen den Führungskräften auf der einen und den Mitarbeitern auf der anderen Seite besteht.

Einbezug der Mitarbeiter als Schlüsselfaktor für den Erfolg

Der möglichst transparente Einbezug der Mitarbeiter in die geplanten Veränderungsprozesse ist demzufolge eine der Schlüsselfaktoren, wenn das Change-Projekt erfolgreich in die Tat umgesetzt werden soll.

Zwar ist es auf der einen Seite die wesentliche Aufgabe der Führungskräfte, die geplanten Veränderungen umzusetzen, voranzutreiben und zuvor zu planen. Dennoch sollte bereits im Rahmen des Planungsprozesses eine Einbeziehung der Mitarbeiter stattfinden. Manchmal können diese konstruktive Vorschläge machen, an die Personen aus der Führungsebene vielleicht gar nicht gedacht hätten.

Ein sehr positiver Effekt, wenn die Mitarbeiter einbezogen werden, besteht darin, dass diese sich deutlich mehr mit Veränderungen identifizieren können. Sie wissen dann nämlich, dass sie – zumindest einen Teil der Veränderungen – selbst so gewollt haben.

Echter Veränderungsbedarf als Grundlage für das Change-Management

Nicht selten kommt es in Unternehmen vor, dass ein Change-Management zum Einsatz gelangt, ohne dass es einen eigentlichen Anlass dafür gibt, Veränderungen vorzunehmen.

So vertrauen manche Geschäftsführer zum Beispiel Unternehmensberatern, deren wesentliches Geschäft allerdings darin besteht, an der Beratung und Umsetzung von Veränderungen Geld zu verdienen. Daher werden insbesondere bei größeren Beratungsunternehmen immer wieder neue Konzepte erfunden, um möglichst viele Kunden dazu zu bewegen, Strukturen zu ändern.

Daher ist es hilfreich, in regelmäßigen Abständen zu überprüfen, ob und wenn ja, welche Prozesse verändert, optimiert oder ausgeweitet werden können. Nur falls größere Veränderungen tatsächlich sinnvoll sind, sollte das Change-Management mit den entsprechenden Maßnahmen zum Einsatz kommen.

Warum gibt es innerhalb des Veränderungsmanagements häufig Probleme?

Die Umsetzung ist beim Change-Management alles andere als eine leichte Sache. Daher benötigt es auf der Führungsebene Beharrlichkeit und Durchsetzungsvermögen. Trotzdem sind die Geschäftsführer und sonstigen leitenden Angestellten auf die Mitarbeit jedes einzelnen Mitarbeiters angewiesen.

Allerdings gibt es häufig Schwierigkeiten bei der Umsetzung der Maßnahmen, die insbesondere die folgenden Gründe haben können:

Gründe für Probleme im Change Management

Um diese Schwierigkeiten möglich schnell zu beheben, braucht es wiederum einer sehr guten Kommunikation seitens der Führungsebene an jeden einzelnen Mitarbeiter. Hilfreich sind in dem Zusammenhang auch Informationsveranstaltungen, auf denen im Detail erläutert wird, welche Maßnahmen aus welchen Gründen vorgenommen werden sollen.

Checkliste für die Praxis: Analyse und Hinterfragen von Veränderungen

Um die geplanten Change-Projekte optimal zu gestalten, solltest du festhalten und prüfen, welche Veränderungen es in deiner Firma in letzter Zeit gab. Das bezieht sich auch auf bereits in der Vergangenheit erstellte und durchgeführte Change-Projekte, deren Analyse hilfreiche Informationen liefern kann.

Die folgende Checkliste enthält dazu einige wichtige Fragen, deren Beantwortung hilfreich für das aktuelle und zukünftige Change-Management sein kann:

Checkliste Change Management

Change-Management nach Kurt Lewin

Das Change-Management beinhaltet oft sehr individuelle Maßnahmen und Methoden, sodass es in den meisten Unternehmen unterschiedlich abläuft.

Dennoch gibt es einige Standardwerke, wie zum Beispiel das Veränderungsmanagement nach Kurt Lewin. Dieses wird auch aus als Drei-Phasen-Modell bezeichnet und stammt aus dem Jahre 1947.

Grundannahme des Change-Managements nach Kurt Lewin ist, dass es ein Gleichgewicht zwischen treibenden und widerstrebenden Kräften geben muss, wenn das Unternehmen mit seinen Veränderungen erfolgreich sein möchte. Dementsprechend finden die Veränderungen innerhalb der folgenden drei Phasen statt:

Solche Phasen finden sich in ähnlicher Form bei zahlreichen Change-Management Formen, denn im Kern geht es immer um: Planung, Umsetzung und Kontrolle.

Worin unterscheiden sich Change-Management und Organisationsentwicklung?

Eine häufiger auftretende Frage bezüglich des Change-Management besteht darin, worin sich eigentlich Veränderungsmanagement und Organisationsentwicklung unterscheiden.

Ein wesentliches Merkmal der Organisationsentwicklung besteht darin, dass diese sich nach innen richtet. Im Fokus stehen vor allen Dingen die Mitarbeiter, Prozesse sowie Strukturen im Unternehmen.

Das Hauptziel der Organisationsentwicklung besteht darin, zum einen im Rahmen der wirtschaftlichen Ziele einen Mehrwert zu schaffen, aber auf der anderen Seite auch die sozialen Ziele der Mitarbeiter zu harmonisieren.

Beim Change-Management hingegen geht es vor allem darum, den geplanten Wandel durchzusetzen, dabei jedoch die größtmögliche Beteiligung sämtlicher Mitarbeiter zu haben.

Demzufolge können sich die Arbeitnehmer im Rahmen des Veränderungsmanagements deutlich mehr mit einbringen, als es bei der Organisationsentwicklung der Fall ist.

 

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