Steuern sparen: Die wichtigsten Tipps für KMU

So wichtig Steuern für das Funktionieren eines Staates auch sind, so sehr wirst du als Unternehmer wahrscheinlich manchmal das Gefühl haben, dass man sich hierzulande ein nicht gerade kleines Stück von dem durch dich geschaffenen wirtschaftlichen „Kuchen“ gönnt. Zu versuchen, die Steuerlast deiner Firma auf ein erträgliches Minimum zu reduzieren, ist deshalb nicht nur verständlich, sondern mit den richtigen Maßnahmen auch völlig legal.

Einmal ganz abgesehen davon, dass bei aller Pflicht zur Abführung von Steuern niemand erwarten kann, dass du mehr zahlst, als dem Finanzamt zusteht oder dabei womöglich gar dein eigenes Unternehmen schädigst. Doch was kannst du als Gründer eines KMU tun, damit der Gewinn etwas dichter am Umsatz liegt?

Steuerlast reduzieren durch Ist-Besteuerung

Höchstwahrscheinlich muss deine Firma Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen. Dazu musst du jeden Monat eine Umsatzsteuervoranmeldung ausfüllen und übermitteln. Just das ist im Grundzustand für dich oft ein Nachteil, denn dein Unternehmen wird höchstwahrscheinlich nach der Soll-Methode besteuert – das ist der Standard.

Dazu eine kurze Erklärung, wo der Unterschied zwischen Ist- und Soll-Besteuerung liegt:

  • Bei der Soll-Besteuerung musst du die Umsatzsteuer für den Monat abführen, indem du eine Rechnung erstellt hast. Du schreibst am 8. August eine Rechnung über 119 Euro, dann musst du die darin enthaltenen 19 Euro Steuer für den August abführen.
  • Bei der Ist-Besteuerung hingegen musst du die Umsatzsteuer erst für den Monat abführen, indem du das in Rechnung gestellte Geld auch tatsächlich erhalten hast. Du schreibst zwar am 8. August eine Rechnung über 119 Euro, der Kunde begleicht sie jedoch erst im Oktober; dann musst du die Steuer auch erst dann abführen.

Der Grund, warum diese Ist-Methode für dich besser sein kann, ist die Zahlungsmoral von Kunden. Je nachdem, in welchem Feld dein KMU operiert, bekommst du nur selten bis nie sofortige Zahlungen. Bei der Soll-Besteuerung musst du also praktisch steuerlich in Vorleistung gehen, das treibt deine Kosten und wenn ein Kunde gar nicht zahlt, hast du auch das Nachsehen.

Allerdings steht diese Option leider nicht jeder Firma zur Verfügung. Damit du diese Umstellung beantragen kannst, muss dein Unternehmen…

  • … entweder nicht bilanzierungspflichtig sein. Das heißt, dein Umsatz bleibt unter 600.000 Euro/Jahr oder zumindest liegt der Gewinn unter 60.000 Euro/Jahr…
  • … oder zwar der Buchführungspflicht unterliegen, aber nicht mehr als 500.000 Euro Umsatz im Jahr machen.

Wenn du jedoch eine der Optionen erfüllst, solltest du unbedingt darüber nachdenken. Denn gerade Firmen, die in diesen eher niedrigen Umsatzrahmen passen, haben oft nicht die nötigen Reserven, um bei Soll-Besteuerung häufige Zahlungsausfälle zu vertragen.

Steuern sparen durch die richtige Rechtsform

Es gibt in Deutschland eine Handvoll maßgebliche Rechtsformen zwischen dem Einzelunternehmen und den Kapitalgesellschaften. Für jede davon gelten neben zahlreichen weiteren Unterschieden auch unterschiedliche Pflichten und Optionen für die Steuern. Genau das ist aber auch der Grund, warum du eine Rechtsform niemals als gänzlich in Beton gegossen ansehen solltest.

Denn ein Unternehmen entwickelt sich im Lauf der Jahre weiter. Vielleicht kommen Partner hinzu, vielleicht steigt der Umsatz beträchtlich an – es gibt unzählige Gründe für eine solche Änderung. Viele davon können dafür sorgen, dass die bisherige Rechtsform nicht mehr ganz optimal ist, weil sie dich steuerlich unbotmäßig belastet.

Ein typischer Fall: du führst eine Ein-Mann-GmbH, bist also gleichzeitig Geschäftsführer und einziger Gesellschafter. Stell dir nun vor, die Firma erwirtschaftet deutlich mehr, als du zum Leben benötigst. In dem Fall kann es eine trickreiche, aber sehr effektive Methode sein, aus dem bestehenden Unternehmen eine Holding zu erschaffen – dazu ist es nicht nötig, eine weitere Firma anzukaufen oder zu übernehmen.
Der Vorteil dieser Methode wäre es, dass deine „Tochter-GmbH“ in dem Fall alles, was über dein Geschäftsführergehalt hinausgeht, als Gewinn an die Holding ausschütten darf, darauf aber nur äußerst geringe Steuern zahlen muss. Im Klartext: Du hast viel mehr Möglichkeiten, um Geld in deinem Unternehmen zu halten oder zu investieren.

Tatsächlich gibt es noch mehr solcher Tricks. Welche für deine Firma sinnvoll sind, kann dir jedoch nur dein Steuerberater anhand deiner unternehmerischen Realitäten erläutern – dazu gibt es keine universell gültigen Lösungswege. Was du jedoch mitnehmen solltest ist, dass du immer gewillt sein solltest, an oder mit der Rechtsform zu justieren, wenn es sich steuerlich lohnt.

Investitionen und Rücklagen sinnvoll verteilen

Hast du als Selbstständiger ein Sparbuch oder legst du auf andere Art und Weise etwas auf die berühmte „hohe Kante“? Wenn ja, dann machst du das höchstwahrscheinlich (auch), um unerwartete zukünftige Ausgaben abfedern zu können – oder um dir einfach etwas Außergewöhnliches zu gönnen.

Eine ganz ähnliche Möglichkeit hast du auch in deinem Unternehmen. Einmal angenommen, dein KMU macht in einem Jahr einen ungewöhnlich hohen Gewinn. Dann hättest du die Möglichkeit, Rücklagen zu bilden, die weit über das hinausgehen, was vielleicht anhand einer Satzung oder aus deiner Rechtsform hervorgehenden Pflichten normalerweise gebildet werden muss – statt den hohen Gewinn einfach auszuschütten, denn in dem Fall würden darauf auch hohe Steuern anfallen.

Letztlich musst du dazu nur einen Antrag beim Finanzamt stellen. Dann solltest du aber äußerst geplant und mit Rückendeckung deines Steuerberaters vorgehen. Damit dieser Trick funktioniert, müssen die Rücklagen für mindestens sieben Jahre in deiner Firma verbleiben. Tun sie das nicht, verfällt der steuerliche Vorteil, du musst also – wenngleich verspätet – die Steuern darauf trotzdem entrichten.

Steuerlast verkleinern durch Zwischenrechnungen

Dass es für dich als Leiter eines KMU eine ständige Pflicht sein sollte, den offiziellen Gewinn zu reduzieren, um die Steuerlast deiner Firma zu reduzieren, gehört zum kleinen Einmaleins. Aber was du vielleicht nicht weißt ist, wie trickreich man dabei vorgehen kann.

Ein interessanter Kniff ist dir beispielsweise dann möglich, wenn du durch externe Handwerker Arbeiten an deinem Unternehmen durchführen musst. Stell dir der Einfachheit halber einmal kurz vor, dass du einen Anbau mit zwei zusätzlichen Büros errichten lässt. In dem Fall müsstest du also

  • Maurer,
  • Elektriker,
  • Heizungstechniker,
  • Trockenbauer und
  • Dachdecker
beschäftigen. In dem Fall solltest du versuchen, die Arbeiten so zu terminieren, dass sie über das aktuelle Jahr hinausgehen, also erst im Folgejahr abgeschlossen werden. Dann kommt der Trick: Du lässt dir noch im alten Jahr von all den Handwerkern Zwischenrechnungen ausstellen. Alles, was darauf aufgeführt ist, wird für das alte Jahr beim Finanzamt angegeben, schmälert also deinen Gewinn und somit auch die Steuerlast.

Sparen bei der Unternehmens-Website

Zu Beginn der 20er Jahre lehnen wir uns sicherlich nicht sonderlich weit aus dem Fenster, wenn wir behaupten, dass wohl jedes Unternehmen mittlerweile eine Internetpräsenz hat. Es geht einfach nicht mehr ohne, schon weil die Website ein so wichtiger Baustein in der Außenwahrnehmung ist und dadurch ein wichtiges Anwendungsgebiet für dein Corporate Design.
Doch was ist eine Website aus bilanzieller Sicht? Ein Kostenpunkt:

  • Die Website muss erstellt werden, für das Finanzamt wird dabei davon ausgehen, dass hier ein neues Wirtschaftsgut eines KMU erschaffen wird.
  • Es sind ständige Arbeiten zur Pflege bzw. Aktualisierung der Site nötig.
  • Die Seite muss auch hinsichtlich ihrer Sichtbarkeit optimiert werden, Stichwort Suchmaschinenoptimierung.
  • Es fallen ständige laufende Kosten für den Provider an.
Dementsprechend bietet sich hier für dich die Möglichkeit, sowohl deine Wettbewerbsfähigkeit zu stärken wie bei den Steuern zu sparen. Folgendermaßen teilt sich dies auf:
  • Die Erstellung einer neuen Website (etwa im Rahmen deiner Firmengründung) kann zumindest abgeschrieben werden, wenn mit einem externen Anbieter ein Werkvertrag geschlossen wird. Läuft die Vereinbarung jedoch auf einen Dienstvertrag hinaus, ist auch die Erstellung der Site eine Betriebsausgabe.
  • Sämtliche dauerhaften Arbeiten an der Website, also auch die Aktualisierung sowie Wartungen, gelten ebenfalls als Betriebsausgaben.
  • Die Domain-Adresse ist ein immaterielles Wirtschaftsgut. Da sie sich aber nach gesetzlicher Definition nicht abnutzen kann, gibt es hier leider keine Möglichkeiten, Steuern zu sparen.
  • Was die Optimierung der Site anbelangt, so handelt es sich strenggenommen um Betriebsausgaben aus dem Bereich der Werbung, deren Kosten du ebenfalls absetzen kannst, sofern ein externer Dienstleister dies übernimmt.

Natürlich kommt es dabei darauf an, wie groß und wichtig dein Auftritt im Netz für eine Firma ist. Doch es gilt: Je bedeutsamer deine Website für den Erfolg deines Unternehmens ist, desto mehr solltest du gewillt sein, jede Ausgabe steuerlich anzugeben; es lohnt sich.

Fazit zum Steuern sparen

KMU sind das steuerliche Rückgrat Deutschlands. Dennoch gibt es keinen einzigen Grund, warum ein Unternehmen mehr Steuern zahlen sollte, als absolut notwendig ist – denn jeder Steuer-Cent geht zulasten der Unternehmensliquidität.
Das heißt, jeder Unternehmer und somit auch du sollte immer bestrebt sein, nötigenfalls mithilfe seines Steuerberaters alle legalen Wege ständig auszuschöpfen. Deutschland hat eines der komplexesten Steuerrechtssysteme der Welt. Das macht es zwar schwierig, sorgt aber auch für zahllose legale Schlupflöcher.

 

Bild von Tanja-Denise Schantz auf Pixabay