Umsatzsteuervoranmeldung: Meldung der Umsatzsteuer ans Finanzamt

In unserem Beitrag erfährst du, worum es sich bei der Umsatzsteuervoranmeldung handelt und wie du eine Umsatzsteuervoranmeldung erstellst. Darüber hinaus gehen wir auf das Thema Fristen rund um die Umsatzsteuervoranmeldung ein und beantworten einige häufig auftretende Fragen zu diesem Thema.

Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Bevor wir näher darauf eingehen, worum es sich bei der Umsatzsteuervoranmeldung handelt, werfen wir zum besseren Verständnis noch einen Blick auf die Umsatzsteuer als solche. Umgangssprachlich wird die Umsatzsteuer in den meisten Fällen als Mehrwertsteuer bezeichnet.

Es handelt sich dabei um eine sogenannte Verbrauchsteuer. Diese ist immer dann zu zahlen, wenn du eine Ware kaufst oder bestimmte Dienstleistungen in Anspruch nimmst. Der Umsatzsteuersatz liegt für gewöhnlich bei 19 Prozent. Es gibt allerdings auch einen ermäßigten Steuersatz, der sich in manchen Fällen auf sieben Prozent beläuft.

Definition Umsatzsteuervoranmeldung

Mit der Umsatzsteuervoranmeldung gibst du gegenüber dem Finanzamt bekannt, welche Umsatzsteuer dein Unternehmen zahlen muss. Du bist allerdings nur zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet, wenn du der Umsatzsteuerpflicht unterliegst. Dies trifft unter der Voraussetzung zu, dass du nicht von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst und deswegen von der Umsatzsteuerpflicht befreit bist.

Wie funktioniert die Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Funktionsweise der Umsatzsteuervoranmeldung ist relativ einfach. Je nachdem, in welcher Frequenz du die Meldung an das Finanzamt machen musst, sammelst du vorher alle Einnahmen und Ausgaben, die mit einer Umsatzsteuer belegt sind. Anschließend addierst du auf der einen Seite die von dir vereinnahmte Umsatzsteuer.

Auf der anderen Seite kannst du im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung die sogenannte Vorsteuer abziehen. Dabei handelt es sich um deine Ausgaben, bei denen du selbst Umsatzsteuer gezahlt hast. Diese Zahlen trägst du in die Umsatzsteuervoranmeldung ein und sendest diese ans zuständige Finanzamt.

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Umsatzsteuervoranmeldung erstellen: So geht’s!

Wer muss eine Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Nicht jeder Freiberufler, Selbstständige und nicht jedes Unternehmen müssen eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben! Stattdessen bist du nur unter der Voraussetzung zur Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt verpflichtet, wenn du tatsächlich umsatzsteuerpflichtig bist.

Dies wiederum gilt grundsätzlich für alle Freiberufler, Selbstständigen und Unternehmen, die keine Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Diese Möglichkeit hast du, wenn du einen Jahresumsatz von 22.000 Euro nicht überschreitest. Sollte dies allerdings der Fall sein, bist du umsatzsteuerpflichtig und muss damit auch eine Umsatzsteuervoranmeldung machen.

Wann muss die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden?

Auf dieser Basis gibt es eine Staffelung, wie häufig die Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden muss. Darauf gehen wir im weiteren Verlauf unseres Beitrages noch im Detail ein.

Was muss wo in die Umsatzsteuervoranmeldung eingetragen werden?

Wie bei vielen Steuerformularen, so kann auch das entsprechende Formular zur Umsatzsteuervoranmeldung zunächst einmal relativ verwirrend sein. Daher ist es hilfreich, wenn du dich einmal damit beschäftigt, welches die wichtigsten Zeilen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung sind.

Unserer folgenden Tabelle kannst du die Zeilen im Formular mit der entsprechenden Kurzerklärung entnehmen, die am wichtigsten sind:

Darüber hinaus gibt es natürlich noch weitere Zeilen, die das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung beinhaltet. Bei Unklarheiten hast du jederzeit die Möglichkeit, beim zuständigen Finanzamt um Hilfe zu bitten. Darüber hinaus kennen sich natürlich ebenfalls Steuerberater mit dem korrekten Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung aus.

Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER

In Deutschland ist es mittlerweile verpflichtend, dass die Umsatzsteuervoranmeldung digital erfolgt. Die Weiterleitung an das Finanzamt muss demzufolge auf elektronischem Wege vorgenommen werden. Zu diesem Zweck gibt es die Möglichkeit, das kostenfreie Programm ELSTER zu verwenden. Die meisten Programme für die Buchhaltung haben heutzutage eine Schnittstelle zur ELSTER, sodass alle relevanten Daten faktisch automatisch in das passende Formular übertragen werden.

Fristen rund um die Umsatzsteuervoranmeldung

Bei den Fristen rund um die Umsatzsteuervoranmeldung geht es in erster Linie darum, wie oft und bis zu welchem Stichtag du die Voranmeldung der Umsatzsteuer beim Finanzamt einreichen musst.

Zunächst einmal gilt, dass Existenzgründer die Umsatzsteuervoranmeldung ohne Ausnahme in den ersten beiden Jahren ihrer Tätigkeit bzw. der Umsatzsteuerpflicht monatlich abgeben müssen. Allerdings wird es diesbezüglich im kommenden Jahr (2021) eine Änderung geben. Ab Januar 2021 haben Existenzgründer die Möglichkeit, die Umsatzsteuervoranmeldung quartalsweise abzugeben.

Andere Unternehmer, welche die ersten beiden Jahre ihrer Geschäftstätigkeit hinter sich haben, können ebenfalls auf Antrag hin quartalsweise die entsprechende Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Allerdings gilt dies nur unter der Voraussetzung, dass die Umsatzsteuerlast einen Gesamtbetrag von 7.500 Euro nicht übersteigt. Sollte dies der Fall sein, dann muss eine monatliche Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung erfolgen.

In der Übersicht sind es die folgenden Fristen, die du im Zusammenhang mit der Umsatzsteuervoranmeldung beachten musst:

Beispiel: Eine Umsatzsteuerlast von beispielsweise 8.000 Euro würde bedeuten, dass du beim regulären Steuersatz von 19 Prozent Einnahmen von etwas über 40.000 Euro haben würdest.

Unabhängig davon, in welchem Rhythmus du die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben musst, gilt immer, dass dies spätestens zum 10. des entsprechenden Folgemonats erfolgen muss. Du kannst allerdings eine sogenannte Dauerfristverlängerung beantragen. Dann hast du einen weiteren Monat Zeit, um die Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen.

Umsatzsteuervoranmeldung: FAQ’s, Tipps und Formulare

Im Folgenden möchten wir einige häufig auftretende Fragen zur Umsatzsteuervoranmeldung beantworten. Zudem erhältst du Tipps und Links zu Formularen, die du für das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung nutzen kannst.

Kann man nachträglich die Umsatzsteuervoranmeldung ändern?

Du solltest die Umsatzsteuervoranmeldung natürlich nach bestem Gewissen und möglichst sorgfältig erstellen. Dennoch kann es in der Praxis passieren, dass dir in der einen oder anderen Zeile bzw. mit einer bestimmten Zahl ein Fehler unterläuft. Unter dieser Voraussetzung existiert die Möglichkeit, die bereits eingereichte Umsatzsteuervoranmeldung nachträglich zu korrigieren.

Umsatzsteuervoranmeldung: Was kann ich absetzen?

Die Umsatzsteuervoranmeldung hat im Grunde zwei Hauptzwecke. Auf der einen Seite teilst du dem Finanzamt damit mit, welche Umsatzsteuer dein Unternehmen zu zahlen hat. Auf der anderen Seite hast du durch die Voranmeldung die Möglichkeit, einen Teil der auf deine betrieblichen Ausgaben gezahlten Umsatzsteuer zurückzuholen. Dies geschieht durch die Verrechnung der sogenannten Vorsteuer.

Absetzen kannst du im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung also im Prinzip die Umsatzsteuer, die du auf bestimmte Betriebsausgaben bezahlt hast. Daraus wiederum resultiert, dass zum Beispiel Ausgaben ohne Umsatzsteuer und auch private Ausgaben nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung anzugeben und somit nicht abzusetzen sind.

Darf der Steuerberater die Umsatzsteuervoranmeldung machen?

Prinzipiell kannst du jede Art von Steuererklärung alternativ in die Hände eines Steuerberaters legen. Diesbezüglich macht auch die Umsatzsteuervoranmeldung keine Ausnahme. Falls du die Auffassung vertrittst, dass die Voranmeldung für dich zu kompliziert ist oder zu viel Zeit kostet, hast du selbstverständlich das Recht, dann Steuerberater mit dem Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung zu beauftragen.

Du solltest allerdings zum einen die benötigte Berechtigung erteilen und zum anderen möglichst alle Unterlagen bereithalten, anhand derer dein Steuerberater die Voranmeldung erstellen kann.

Das Erteilen der Berechtigung ist normalerweise eine reine Formalität, zumal Steuerkanzleien für gewöhnlich Musterformulare haben, die du im Normalfall lediglich kurz unterschreiben musst. Anschließend hat der Steuerberater das Recht, die Umsatzsteuervoranmeldung für dich zu erstellen und beim Finanzamt einzureichen.

Wo finde ich Formulare zur Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung kannst du einerseits per ELSTER im entsprechenden Formular online erstellen. Alternativ gibt es die Option, andere Musterformulare zu nutzen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung als Formular ist zudem in zahlreichen Buchhaltungsprogrammen enthalten oder es gibt eine direkte Verknüpfung zu ELSTER. Einige Formulare zur Umsatzsteuervoranmeldung findest du unter anderem unter den folgenden Links:

Was sollte ich bezüglich der Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung wissen?

Als Existenzgründer solltest du wissen, dass du innerhalb der ersten zwei Jahre nach Gründung dazu verpflichtet bist, die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich beim Finanzamt einzureichen. Dies ist nach Paragraf 2 Abs. 2 Seite 4 Umsatzsteuergesetz festgelegt, und zwar ohne Ausnahme!

Der Sinn und Zweck besteht darin, dass sich das Finanzamt gegen das in den ersten zwei Jahren deutlich erhöhte Risiko einer Insolvenz schützen möchte, was gleichermaßen den Ausfall der Umsatzsteuerzahlung mit sich bringen könnte.

Verbunden mit der monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung ist natürlich ebenso die Vorauszahlung der Umsatzsteuer. Nachdem die ersten zwei Jahre vergangen sind, kannst du – je nach Höhe der Umsatzsteuerlast – möglicherweise auf eine quartalsweise oder sogar jährliche Einreichung umsteigen. Dazu ist allerdings jeweils ein Antrag beim zuständigen Finanzamt notwendig.

Wie lässt sich die Umsatzsteuervoranmeldung am leichtesten erstellen?

Ein interessanter Tipp zur Umsatzsteuervoranmeldung besteht darin, dass du zuvor möglichst alle relevanten Daten kontinuierlich festhalten solltest. Dazu gehören insbesondere die umsatzsteuerpflichtigen Einnahmen und Ausgaben.

Diese kannst du beispielsweise in einer Excel-Tabelle oder auch im Rahmen eines Buchhaltungsprogramms festhalten. Darüber hinaus solltest du differenzieren, ob bei den entsprechenden Einnahmen bzw. Ausgaben der reguläre Umsatzsteuersatz von 19 Prozent oder der ermäßigte von sieben Prozent zum Tragen kommt.

Bei einigen Berufsgruppen und Tätigkeiten, beispielsweise bei Journalisten, wird zum Beispiel für gewöhnlich der ermäßigte Umsatzsteuersatz in Höhe von sieben Prozent berechnet.

Damit du die entsprechenden Umsätze später nicht mühsam auseinanderdividieren musst, solltest du im Vorfeld bereits eine Trennung zwischen 7 und 19 Prozent vornehmen. Ebenfalls empfehlenswert ist es, nach innergemeinschaftlichen Leistungen und Leistungen mit dem außereuropäischen Ausland zu differenzieren.

Wie lange dauert das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung?

Die Umsatzsteuervoranmeldung scheint zunächst komplex, ist allerdings im Grunde Routine. Je öfter du die Voranmeldung erstellst, desto schneller wird es zukünftig gehen.

Was passiert, wenn ich die Abgabe der Voranmeldung vergesse?

Es kann passieren, dass du vergisst, die Umsatzsteuervoranmeldung (rechtzeitig) abzugeben. In der Regel wird das Finanzamt dich im ersten Schritt darüber informieren. Wenn du die Voranmeldung dann zügig nachreichst, hat dies meistens keine negativen Konsequenzen. Solltest du die Abgabe jedoch öfter vergessen, ist das Finanzamt durchaus dazu berechtigt, eine Art Strafzins auf den säumigen Betrag zu berechnen.

Wie erinnere ich mich an das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung?

Damit du die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung nicht versäumst, gibt es mehrere Möglichkeiten, dich daran zu erinnern. Sehr gut geeignet sind Terminplaner mit Alarmfunktion, die du auf dem PC installieren und/oder auch per App nutzen kannst. Dort kannst du meistens auch regelmäßige Termine anlegen, wie zum Beispiel alle drei Monate die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung.

Fazit zur Umsatzsteuervoranmeldung

Falls du keine Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmst, bist du umsatzsteuerpflichtig und somit gegenüber dem Finanzamt zur Abgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet.

Je nachdem, wie viele Jahre du bereits am Markt aktiv bist und wie hoch deine Umsatzsteuerlast ist, musst du das Formular entweder einmal jährlich, quartalsweise oder monatlich einreichen. Mit einer gewissen Routine ist das Erstellen der Umsatzsteuervoranmeldung relativ einfach.

Du hast allerdings auch die Möglichkeit, alternativ einen Steuerberater mit dem Erstellen der Voranmeldung zu beauftragen.

Bildquelle: pixabay.com / viarami